Guia rápido para reuniões eficazes

Uma reunião é uma reunião de pessoas que sozinhas não podem fazer nada, mas juntas podem decidir que nada pode ser feito!

Tipos de reunião

Tempestade de ideias: visam elaborar e discutir possíveis soluções.

Reuniões de avaliação (Status das reuniões): O objetivo é examinar o andamento das atividades.

Em reuniões de caráter de tomada de decisão: elas são projetadas para operar decisões.

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Como conduzir uma reunião

Critérios para organizar e gerir uma reunião

Critérios para organizar e gerir uma reunião 

1. Deve ser claramente definido, a priori, o objetivos do reunião e quem deve participar. 
2. Deve haver um pauta da reunião, que apresentam precisamente os pontos a serem discutidos. 
3. É aconselhável evitar digressões que conduzam a discussão sobre os tópicos da pauta não abordados. 
4. O duração do discussão de cada item da pauta e o tempo total da reunião devem ser fixos e não devem ser prolongados além do prazo final. 
5. Definir uma pessoa quem é responsável por conduzir a reunião. 
6. Durante o curso da reunião, ou o responsável pela reunião, ou alguém por ele designado, deverá preencher um “relatório da reunião”. 
7. Caso a reunião seja tomada, qualquer decisão também deve ser definida, quem tem a tarefa de formalizá-la e o momento para torná-la operacional. 
8. Após a conclusão da reunião, deverá ser preenchido um relatório sumário, que deverá contemplar o máximo de informações coletadas durante a reunião e deverá ser aprovado por um dos participantes que não seja o editor. 
9. Se você puder definir a data, hora e local da próxima reunião

Logística

Quando você organiza uma reunião em que as pessoas precisam se deslocar fisicamente e comparecer, a logística pode determinar o resultado final. 

O local de encontro, a disponibilidade de meios de transporte, o tamanho da sala, mesas e participantes disponíveis 

A mídia (canetas, papel e água) deve ser preparada para evitar interrupções durante a reunião. Assim como recursos visuais. 

Quem faz o quê

Presidente: convocar a reunião, liderar, manter a discussão focada, estimular a contribuição de todos os presentes quando necessário;

Secretário: toma notas, lavra atas, envia o rascunho da ata para aprovação e sua versão final;

Facilitador: tem como objetivo estimular a discussão sem dar contribuições pessoais a ela.

Conteúdo das notas da reunião

• Informações gerais
• Data, local, título da reunião…
• Tópicos (agenda)
• Nomes dos participantes convidados e dos exibidos
• Conteúdo de intervenção para o assunto
• A lista de documentos trocados entre os participantes
• Decisões tomadas pelos responsáveis pela implementação e seus tempos de operação
• Nome do editor e aprovador das atas e datas relacionadas

Como escrever uma pauta de reunião

Como escrever uma pauta de reunião
A pauta também pode ser bem concisa, dois ou três pontos, mas o importante é que cada ponto contenha um objeto e um verbo

Exemplo:

– presente projeto A

– discutir soluções para problemas

– aprovar proposta Y

– Escolha do fornecedor para…

até mesmo um termo genérico como discutir pode ser apropriado em alguns casos.

Maneiras de escrever itens incorretos da pauta:

– projeto B

– situação xyz

– produto abc

Reuniões na Web podem economizar tempo e dinheiro e também são realmente eficazes se bem organizadas e gerenciadas. Existem várias soluções e combinações de ferramentas que você pode usar para configurar uma reunião na Web

• Uma das ferramentas mais eficazes é o WebEx. Esta ferramenta de webconferência permite videoconferência com linhas telefônicas e conexão de computador, videoconferência, compartilhamento de tela, apresentações.
• Join me é uma ferramenta simples que com pouco ou nenhum custo permite compartilhar telas
• O Google Hangout é a solução gratuita fornecida pelo Google que permite que você faça praticamente tudo com uma ferramenta gratuita fornecida pelo Google. Uma conta do Google é necessária, mas é gratuita.