Como escrever e-mails eficazes

Eu amo e odeio e-mails. Acho que eles são um meio fácil e eficaz de comunicação, mas ao mesmo tempo são frequentemente abusados ou mal utilizados pelas pessoas.

Se você já se fez estas perguntas:

• Os e-mails devem ser curto ou longo?
• Importa se há um erro de digitação no e-mail?
• Os marcadores em e-mails são úteis?
• Quem devo colocar no campo Para?
• Devo copiar o chefe (o meu ou o da outra pessoa)?
• É isso melhor um e-mail ou um telefonema?

Qual é seu objetivo?

Quando você escreve, você precisa ter clareza em mente qual é seu objetivo.
Geralmente há alguns motivos pelos quais você escreve um e-mail:

1. Você precisa de algumas informações
2. Você precisa de uma pessoa para fazer algo
3. Você está dando informações
4. Você está seguindo algo

Em qualquer um desses casos, você precisa que a outra pessoa reconheça o conteúdo do e-mail. Então, você quer que a outra pessoa responda a você e confirme uma das seguintes opções:

1. Eles receberam o e-mail
2. Eles entenderam o que você está perguntando
3. Eles farão o que você pedir
4. Eles lhe darão as informações que você solicitou

É também por isso que é uma boa prática confirmar que recebeu um e-mail se este for dirigido a si.

Os e-mails são frios. Quando digo frio, quero dizer que a pessoa que vai recebê-lo não conseguirá entender o “tom de voz” do e-mail nem conseguirá ver sua linguagem corporal.

Portanto, você deve tentar colocar no e-mail todas as informações que a outra pessoa precisará entender as palavras e as informações não escritas.

Na escrita comercial, menos palavras são melhores do que muitas palavras. Quando você revisar seu e-mail você pode apague as palavras que não são necessárias. No entanto, o significado tem que ser 100% claro, porque reduzir as palavras e, portanto, reduzir a informação não é bom.

Há muitas coisas que você pode fazer para tornar seus e-mails mais legíveis:

• Coloque o palavras-chave em negrito
• Revisar para eliminar erros de digitação
• Usar pontos de bala
• Usar frases curtas
• Usar parágrafos

Revise duas vezes: um para contente legibilidade o segundo para verificação ortográfica 

Quando escrevo um e-mail, geralmente endereçar isso a apenas uma pessoa para que fique claro a quem se destina. Se você enviar para mais pessoas no Para: e não especificar quem tem que fazer o quê no corpo do e-mail, você pode confundir as pessoas, pois elas não entenderão quem tem que fazer o quê. Se você precisar que mais de uma pessoa tome uma atitude, você precisa mencionar a pessoa seguida pela solicitação. Agora é aceitável em e-mails escrever algo como: @john, por favor envie os documentos ao Sr. Smith até o fim do dia, terça-feira, 21. 

Para decidir se uma ligação telefônica é melhor do que um e-mail, você pode seguir estas regras simples:

1. É o primeira vez você pede algo ou é uma atividade nova –> Melhor um telefonema seguido de um e-mail
2. Você precisa algo urgentemente? –> Chamada telefônica, talvez seguida de e-mail
3. É um comunicação formal que precisa ser rastreado? E-mail
4. Você precisa mais pessoas para ser informado ao mesmo tempo –> E-mail ou teleconferência

A cultura corporativa pode afetar as regras para escrever e-mails. Algumas empresas estão tentando limitar o uso do e-mail. No entanto, estou convencido de que elas deveriam se concentrar mais em ensinar e treinar seus funcionários sobre como usar o e-mail corretamente, em vez de tentar impedir o uso do e-mail.

Os e-mails são um meio frio de comunicação, por isso você precisa se esforçar para torná-los claros, abrangentes e calorosos.