Pisanie skutecznych profesjonalnych wiadomości e-mail

10 prostych kroków skutecznej komunikacji e-mailowej.

Komunikacja e-mailowa w pracy

E-mail może być skuteczny i wydajny, ale aby osiągnąć pożądane rezultaty, należy przestrzegać pewnych zasad dotyczących poczty, dobre maniery są równie ważne podczas wykonywania połączeń do klienta lub osób spotykających się w celach biznesowych. Różnica polega na tym, że w przypadku poczty e-mail, nie możesz testować reakcjitych, którzy otrzymują wiadomości: Po kliknięciu przycisku Wyślij to, co napisałeś, zostanie przeczytane przez odbiorcę. Dlatego też istotne jest, aby być dokładnym od razu

10 kroków do skutecznego pisania e-maili

1) Wybierz odpowiednio duży rozmiar czcionki (12 lub więcej) 

2) Upewnij się, że nie ma błędów gramatycznych; 

3) Temat wiadomości musi być jasny i istotny 

4) Temat wiadomości musi umożliwiać sprawne wyszukiwanie wśród setek otrzymanych maili. 

5) Początkowe megli jest spersonalizowane imieniem osoby 

6) Używaj najbardziej odpowiednich form powitania 

7) używaj pomocnego i przyjaznego tonu 

8) zaprosić odbiorcę do ponownego kontaktu z nami w każdej potrzebie 

9) Wyrażać się jasno i zwięźle, nie pisząc zbędnych rzeczy. 

10) Używaj podpisu e-mail zawierającego wszystkie dane kontaktowe, w tym numer telefonu

Kiedy otrzymasz wiadomość e-mail

Kiedy otrzymasz wiadomość e-mail od legalnego nadawcy, czyli nie od spamera, potwierdź, że otrzymałeś/aś ją w ciągu 24 godzin, nawet jeśli nie masz czasu, aby od razu udzielić pełnej odpowiedzi. 

Jeśli musisz wyjechać na dłużej niż 24 godziny, umów się na spotkanie poza automatycznym siedzeniem

Błędy, których należy unikać:

1) Unikaj umieszczania przedmiotów dekoracyjnych, które są przetwarzane w komunikacji profesjonalnej

2) Nie wysyłaj dużych załączników bez zgody odbiorców

Poniżej znajduje się podsumowanie wszystkich sposobów kończenia listów formalnych i nieformalnych w języku angielskim.

Zdania otwierające

Służą do odwoływania się do wcześniejszej korespondencji

Aby powiedzieć, w jaki sposób wszedłeś w posiadanie adresu e-mail odbiorcy

Aby wyjaśnić, dlaczego piszesz do odbiorcy

10 świetnych zdań otwierających:

W nawiązaniu do Pańskiego pisma z dnia 8 czerwca, ja …

Piszę, aby zapytać o…

Po obejrzeniu Twojej reklamy w …,

Chciałbym… Po otrzymaniu Twojego adresu od… , ja…

Otrzymałem Twój adres od … i chciałbym …

Niedawno pisaliśmy do Ciebie w sprawie … Dziękujemy za Twój list z 8 maja. Dziękujemy za Twój list dotyczący … Dziękujemy za Twój list/e-mail dotyczący … W odpowiedzi na Twój list z 8 maja, …
Zdania końcowe:
Stosuje się je do:

odnosić się do przyszłych wydarzeń

Powtórz wymówkę

zaoferować pomoc lub chęć udzielenia dalszych wyjaśnień;
. 10 świetnych zdań końcowych:
- Jeśli potrzebujesz dalszych informacji, możesz się ze mną skontaktować.

Czekam na Twoją odpowiedź.

Czekam na kontakt z Twojej strony.

Czekam na Ciebie.

Proszę o poradę w razie potrzeby.

Liczymy na owocną współpracę w przyszłości.

Jeśli potrzebujesz dalszych informacji, nie wahaj się ze mną skontaktować.

Jeszcze raz przepraszam za wszelkie niedogodności.

Mamy nadzieję, że nadal będziemy mogli liczyć na Państwa cenne usługi.

Będę wdzięczny za natychmiastowe zajęcie się tą sprawą