Krótki przewodnik po efektywnych spotkaniach

Spotkanie to zgromadzenie ludzi, którzy osobno nic nie mogą zrobić, ale razem mogą zdecydować, że nic nie da się zrobić!

Rodzaje spotkań

Burza mózgów: mają na celu opracowanie i omówienie możliwych rozwiązań.

Spotkania oceniające (Status spotkań): Celem jest zbadanie postępu działań.

Na spotkaniach decyzyjnych: są przeznaczone do podejmowania decyzji.

Ciąg dalszy >>

Jak prowadzić spotkanie

Kryteria organizacji i zarządzania spotkaniem

Kryteria organizacji i zarządzania spotkaniem 

1. Musieć być jasno zdefiniowanym, a priori, cele na jakim spotkaniu i kto powinien w nim uczestniczyć. 
2. Musi być porządek obrad spotkania, które przedstawiają dokładnie kwestie, które będą omawiane. 
3. Wskazane jest unikaj dygresji które prowadzą dyskusję na tematy nieobjęte porządkiem obrad. 
4. Ten czas trwania dyskusja każdego punktu porządku obrad oraz całkowity czas trwania posiedzenia powinny być ustalone i nie powinny wykraczać poza ustalony termin. 
5. Zdefiniuj osobę kto jest odpowiedzialny za przeprowadzenie spotkania. 
6. W trakcie spotkania, osoba prowadząca spotkanie lub wyznaczona przez nią osoba będzie musiała wypełnić „sprawozdanie ze spotkania”. 
7. Jeżeli spotkanie się odbędzie, konieczne będzie także określenie osoby, która będzie odpowiedzialna za jego sformalizowanie, oraz ustalenie terminu, w którym decyzja będzie mogła zostać podjęta. 
8. Po zakończeniu spotkania należy sporządzić raport podsumowujący, który musi zawierać maksymalną ilość informacji zebranych w trakcie spotkania i musi zostać zatwierdzony przez jednego z uczestników innego niż redaktor. 
9. Jeśli możesz, ustal datę, godzinę i miejsce następnego spotkania

Logistyka

Gdy organizujesz spotkanie, w którym ludzie muszą się fizycznie przemieszczać i uczestniczyć, logistyka może zadecydować o końcowym wyniku. 

Miejsce spotkania, dostępność środków transportu, wielkość sali, stoły i dostępni uczestnicy 

Media (długopisy, papier i woda) muszą być przygotowane, aby uniknąć przerw w trakcie spotkania. Podobnie jak pomoce wizualne. 

Kto co robi

Prezydent: zwołuje zebranie, przewodzi, utrzymuje dyskusję w centrum uwagi, stymuluje wkład wszystkich obecnych, gdy jest to potrzebne;

Sekretarz: sporządza notatki, protokołuje, przesyła projekt protokołu do zatwierdzenia oraz jego ostateczną wersję;

Instruktor: ma na celu stymulowanie dyskusji bez wnoszenia do niej osobistego wkładu.

Treść notatek ze spotkania

• Informacje ogólne
• Data, miejsce, tytuł spotkania…
• Tematy (porządek obrad)
• Nazwiska zaproszonych uczestników i osób wyświetlonych
• Treść interwencji dla danego przedmiotu
• Lista dokumentów wymienianych pomiędzy uczestnikami
• Decyzje podejmowane przez osoby odpowiedzialne za wdrożenie i czasy ich działania
• Nazwisko redaktora i osoby zatwierdzającej protokół oraz powiązane daty

Jak napisać agendę spotkania

Jak napisać agendę spotkania
Porządek obrad może być również bardzo zwięzły, dwa lub trzy punkty, ale ważne jest, aby każdy punkt zawierał obiekt i czasownik

Przykład:

– przedstawiamy projekt A

– omów rozwiązania problemów

– zatwierdź propozycję Y

– Wybór dostawcy dla…

nawet ogólne określenie, takie jak „dyskutować”, może być w niektórych przypadkach odpowiednie.

Sposoby na niepoprawne zapisanie punktów programu:

– projekt B

– sytuacja xyz

– produkt abc

Spotkania internetowe mogą zaoszczędzić czas i pieniądze, a także są naprawdę skuteczne, jeśli są dobrze zorganizowane i zarządzane. Istnieją różne rozwiązania i kombinacje narzędzi, których możesz użyć, aby zorganizować spotkanie internetowe

• Jednym z najskuteczniejszych narzędzi jest WebEx. To narzędzie do konferencji internetowych umożliwia wideokonferencje zarówno z liniami telefonicznymi, jak i połączeniem komputerowym, wideokonferencje, udostępnianie ekranu, prezentacje.
• Dołącz do mnie to proste narzędzie, które pozwala na udostępnianie ekranów za niewielką opłatą lub bez niej
• Google Hangout to bezpłatne rozwiązanie udostępniane przez Google, które umożliwia praktycznie wszystko za pomocą bezpłatnego narzędzia udostępnianego przez Google. Wymagane jest konto Google, ale jest ono bezpłatne.