Efektywna komunikacja zarządcza

Komunikacja w celu zorganizowania

Ten menedżer jest przede wszystkim człowiek relacji, duża część jego pracy życiowej naznaczona jest rozmowami, słuchaniem, nawiązywaniem relacji, negocjowaniem, dyskutowaniem, debatowaniem, spotykaniem się, rozmową, słowami komunikować się.

Nie możesz się nie komunikować… nawet cisza komunikuje! (Paul Watzlawick)

Dlaczego umiejętności komunikacyjne są ważne w zarządzaniu

Dużą część życia menedżera zajmuje komunikacja: rozmawiać, negocjować, raportować, prezentować publicznie.

Umiejętność komunikowania się jest zatem równie ważna, jak umiejętność diagnozowania i podejmowania decyzji. W rzeczywistości nawet najdoskonalsza diagnoza nie jest zbyt przydatna, jeśli nie można jej odpowiednio wyjaśnić. 

Menedżer jest zatem także doskonałym komunikatorem.

Umiejętności komunikacji biznesowej

Poniżej znajdziesz kilka przykładów skutecznych technik komunikacji, które powinieneś znać i stosować, a także rozpoznawać, gdy używa ich ktoś inny.

Domniemany. Polega na przekazaniu koncepcji na serio, bez zwracania uwagi rozmówcy. Podczas omawiania problemu, jeśli pozwolisz, aby domniemane stwierdzenie przeszło bez sprzeciwu, czynisz je również prawdziwym.

Przykład w zdaniu „„agencja spóźnia się z dostarczeniem nowego projektu” występują trzy domniemania: a) osoba mówiąca sugeruje, że agencji wyznaczono termin wykonania zadania; b) agencja zgodziła się dostarczyć projekt w określonym terminie; c) wszystkie informacje potrzebne agencji do terminowego wykonania zadania zostały jej dostarczone.

Perswazja powstaje poprzez wydawanie komunikatów, które opierają się głównie na argumentach emocjonalnych, a nie na racjonalnych przesłankach, przy jednoczesnym szerokim wykorzystaniu języka ekspresywnego, oddziałującego na sferę emocjonalną.„Odzwierciedlanie”. Chodzi o przyjęcie werbalnych wyrażeń, postaw i gestów osoby, z którą rozmawiasz. Kiedy osoba widzi swoje własne postawy i zachowania u drugiej osoby, zyskuje więcej pewności siebie.

Typowe błędy w komunikacji biznesowej

Podawanie niepełnych informacji: komunikacja musi być kompletna. chyba że przemawiają za tym szczególne względy poufności; wszelkie dane i informacje niezbędne do poparcia argumentów mają zostać przedstawione w całości.

Nie dotrzymuj słowa: Wiarygodność jest kluczowa, jeśli chcemy zdobyć zaufanie innych; żeby być wiarygodnym, musimy dotrzymywać słowa.Komunikuj się bez sprawdzania, czy druga strona zrozumiałaTwoja wiadomość.

Niezbędne umiejętności komunikacji biznesowej

• Napisz e-mail;
• Aktywne słuchanie;
• Wystąpienia publiczne;

Komunikacja werbalna i niewerbalna

Skuteczność komunikacji zależy bardziej od stosunku nadawcy do odbiorcy niż od umiejętności nadawcy w mówieniu i pisaniu. Innymi słowy „sposób, w jaki komunikuje wpływ większości samego przekazu”. 

Słowa wypowiedziane w gniewie mogą mieć zupełnie inny wydźwięk niż te same słowa wypowiedziane w przyjaznym tonie.

Tylko 10% tego, co komunikujesz, jest „powiedziane” za pomocą słów. 90% wiadomości jest następnie przekazywane za pomocą komunikacji niewerbalnej. więcej >>

Komunikacja niewerbalna

Oto jak werbalne i niewerbalny komunikacja obejmująca: 

Słowa (10%): tylko 10% tego, co komunikujesz, jest „powiedziane” za pomocą słów. Reszta wiadomości jest następnie przekazywana za pomocą komunikacja niewerbalna (90%). 

Ton (35%): słowo wypowiedziane w gniewie może być inaczej zinterpretowane, gdy to samo słowo zostanie wypowiedziane przyjaznym tonem. 

Proksemika (55%): proksemika obejmuje gestykulację, postawę, odległość między rozmówcami. Elementy te komunikują 55% komunikatu.

Ten użycie kanał wizualny, czyli wykorzystanie rysunków, symboli lub diagramów, a także pobudzanie jak największej uwagi rozmówców, jest szczególnie przydatne do syntezy złożonej idei, w innym przypadku bardzo trudnej do przedstawienia i utrzymania przy wykorzystaniu wyłącznie kanału werbalnego.

Wykorzystanie pomocy wizualnych prowadzi do oddzielenia treści od proponowanego bytu fizycznego (co od kogo) i powoduje trzymanie się statystycznie najbardziej prawdopodobnego przekazu

Lepiej rysować podczas rozmowy niż korzystać ze slajdów PowerPointa. 

Pytania kontrolne: sprawdź swoje nawyki komunikacyjne

• Czy komunikujesz się w sposób jasny i jednoznaczny?
• Czy sprawdzasz, czy Twoja komunikacja została w pełni zrozumiana?
• Czy komunikujesz się wystarczająco często?
• Czy komunikujesz się wyłącznie w celu wydawania poleceń, czy pozwalasz swojemu zespołowi samodzielnie określać swoje oczekiwania?

Odnośniki bibliograficzne

• R. Archibald Zarządzanie relacjami w zarządzaniu projektami
• Vitalliano Kettliz, Jak postępować z pracownikami, Francoangeli

Zarządzanie czasem

Jeżeli przyjmiemy zasadę, że 80% wyniku uzyskuje się przy 20% wysiłku a pozostałe 80% wysiłku przynosi tylko 20% rezultatów, oczywiste jest, że gdybyśmy mogli skoncentrować priorytety na tym pierwszym wysiłku, 20%, osiągnęlibyśmy 80% sukcesu, jakiego się od nas oczekuje.

Jak delegować

Nikt nie może tego zrobić sam, trzeba umieć delegować!

Większość zadań można delegować, czy to ograniczone, czy istotne, proste czy złożone. I „istotne jest, aby proces delegowania był właściwie przeprowadzony: nieskuteczne delegowanie zadań prowadzi do wysokiego stopnia radzenia sobie ze stresem, motywacji personelu, nakładania się ról.

Przeczytaj nasz przewodnik delegacja tutaj >>

Ukryte, perswazyjne i odzwierciedlające

Domniemany:
Komunikacja dorozumiana polega na przekazywaniu koncepcji jako prawdziwej bez wyraźnego zwracania uwagi przez rozmówcę. Na przykład: „Gdzie poznałeś Marię?” sugeruje, że spotkałeś tę osobę; „Kiedy wygłosisz przemówienie?” sugeruje, że wygłosisz przemówienie; „Twoja interwencja nie przyniosła żadnych rezultatów” sugeruje niepowodzenie interwencji. Podczas debaty nad problemem pozwolenie przeciwnikom na przekazywanie dorozumianych komunikatów oznacza przyznanie się do ich stwierdzeń, które później mogą zostać wykorzystane przeciwko tobie.

Perswazja:
Perswazja działa poprzez komunikację, zazwyczaj (ale niekoniecznie) werbalną, gdzie osoba komunikująca się podkreśla emocje, wykorzystując ekspresywny język, aby wpłynąć na sferę emocjonalną. „Przekonywanie” kogoś polega na dostarczaniu racjonalnego wyjaśnienia poprzez ustrukturyzowaną i spójną komunikację.

Odbicie lustrzane:
Mirroring polega na przyjmowaniu werbalnych wyrażeń, postaw i zachowań rozmówcy. Kiedy osoba widzi swoje maniery odbite u innej osoby, buduje się zaufanie.

Przeczytaj także przewodnik po pisanie skutecznych e-maili >>