Jak pisać skuteczne e-maile

Kocham i nienawidzę e-maili. Uważam, że są łatwym i skutecznym środkiem komunikacji, ale jednocześnie są często nadużywane lub niewłaściwie używane przez ludzi.

Jeśli kiedykolwiek zadawałeś sobie te pytania:

• Czy e-maile powinny być krótki lub długi?
• Czy to ma znaczenie, czy jest literówka w e-mailu?
• Czy punkty wypunktowane w wiadomościach e-mail są przydatne?
• Kogo mam wpisać w polu Do?
• Czy powinienem dodać kopię do wiadomości szefa (swojej czy innej osoby)?
• Czy to jest lepiej e-mail lub telefon?

Jaki jest twój cel?

Kiedy piszesz, musisz mieć jasny umysł jaki jest twój cel.
Zazwyczaj istnieje kilka powodów, dla których piszesz e-mail:

1. Potrzebujesz pewnych informacji
2. Potrzebujesz kogoś, kto coś zrobi
3. Podajesz informacje
4. Śledzisz coś

W każdym z tych przypadków potrzebujesz, aby druga osoba potwierdziła treść wiadomości e-mail. Więc chcesz, aby druga osoba odpowiedziała Ci i potwierdziła jedną z następujących rzeczy:

1. Otrzymali e-mail
2. Zrozumieli, o co pytasz
3. Zrobią to, o co ich poprosisz
4. Udzielą Ci informacji, o które prosiłeś

Dlatego też dobrą praktyką jest potwierdzenie, że otrzymałeś wiadomość e-mail, jeśli jest ona skierowana do Ciebie

E-maile są zimneKiedy mówię „zimno”, mam na myśli, że osoba, która ją otrzyma, nie będzie w stanie zrozumieć „tonu głosu” wiadomości e-mail ani nie będzie w stanie zobaczyć mowy ciała.

Dlatego musisz spróbować umieścić w wiadomości e-mail wszystkie informacje, których będzie potrzebować druga osoba. zrozumieć słowa i informacje niepisane.

W pisaniu biznesowym mniej słów jest lepsze niż wiele słów. Kiedy czytać korektę Twój e-mail możesz usuń słowa, które nie są potrzebne. Jednak znaczenie musi być jasne w 100%, ponieważ redukcja słów i tym samym redukcja informacji nie jest dobra.

Możesz zrobić wiele, aby uczynić swoje wiadomości e-mail bardziej czytelnymi:

• Połóż słowa kluczowe pogrubione
• Przeczytane przez korektę usuń literówki
• Używać punkty wypunktowane
• Używać krótkie zdania
• Używać akapity

Przeczytane dwa razy:jeden za treść czytelność druga dla sprawdzanie pisowni 

Kiedy piszę e-mail, zazwyczaj zaadresuj to tylko do jednej osoby aby było jasne, do kogo jest kierowana. Jeśli wyślesz ją do większej liczby osób w polu Do: i nie określisz, kto co ma zrobić w treści wiadomości e-mail, możesz zdezorientować ludzi, ponieważ nie zrozumieją, kto co ma zrobić. Jeśli potrzebujesz, aby więcej niż jedna osoba podjęła działanie, musisz wspomnieć o tej osobie, a następnie podać prośbę. Obecnie w wiadomości e-mail dopuszczalne jest napisanie czegoś takiego: @john, proszę wysłać dokumenty do pana Smitha do EOD we wtorek 21. 

Aby zdecydować, czy rozmowa telefoniczna jest lepsza niż e-mail, możesz zastosować się do poniższych prostych zasad:

1. Czy to jest pierwszy raz prosisz o coś lub jest to nowa aktywność –> Lepiej zadzwonić, a następnie wysłać e-mail
2. Potrzebujesz coś pilnego? –> Rozmowa telefoniczna, a następnie e-mail
3. Czy to jest komunikacja formalna który musi zostać wyśledzony? E-mail
4. Potrzebujesz więcej ludzi aby być informowanym w tym samym czasie –> E-mail lub telekonferencja

Kultura korporacyjna może mieć wpływ na zasady pisania wiadomości e-mail. Niektóre firmy starają się ograniczać korzystanie z poczty e-mail, jednak jestem przekonany, że powinny one bardziej skupić się na nauczaniu i szkoleniu swojego personelu, jak prawidłowo korzystać z poczty e-mail, niż na próbach zakazywania korzystania z poczty e-mail.

E-maile są zimnym środkiem komunikacji, dlatego należy dołożyć starań, aby były jasne, zrozumiałe i ciepłe