효과적인 이메일을 쓰는 방법

저는 이메일을 좋아하고 싫어합니다. 이메일은 쉽고 효과적인 의사소통 수단이라고 생각하지만, 동시에 사람들이 종종 남용하거나 오용합니다.

만약 당신이 스스로에게 이러한 질문을 한 적이 있다면:

• 이메일을 보내야 합니까? 짧거나 긴?
• 그것이 중요합니까? 오타가 있습니다 이메일에?
• 이메일에서 요점을 적는 게 유용한가?
• 받는 사람 필드에 누구를 입력해야 합니까?
• 상사(내 상사 또는 다른 사람 상사)에게 참조로 보내야 할까요?
• 그것은 이메일이나 전화로 하는 게 더 나을 거야?

당신의 목표는 무엇입니까?

글을 쓸 때는 명확한 마음이 필요합니다. 당신의 목표는 무엇입니까.
이메일을 쓰는 데에는 일반적으로 몇 가지 이유가 있습니다.

1. 당신은 몇 가지 정보가 필요합니다
2. 당신은 무언가를 하기 위해 사람이 필요합니다
3. 당신은 정보를 제공하고 있습니다
4. 당신은 무언가를 따라가고 있습니다

이러한 경우 중 어느 것이든 상대방이 이메일 내용을 확인해야 합니다. 따라서 상대방이 답장하여 다음 중 하나를 확인하기를 원합니다.

1. 그들은 이메일을 받았습니다
2. 그들은 당신이 무엇을 묻고 있는지 이해했습니다
3. 그들은 당신이 요구하는 것을 할 것입니다
4. 당신이 요청한 정보를 제공해 드리겠습니다

따라서 귀하에게 전송된 이메일이 있는 경우 해당 이메일을 받았는지 확인하는 것이 좋은 방법입니다.

이메일은 차갑습니다. 내가 차갑다고 말할 때, 나는 그것을 받는 사람이 이메일의 "음성 톤"을 이해할 수 없고 당신의 바디 랭귀지도 볼 수 없다는 것을 의미합니다.

따라서 상대방이 필요로 하는 모든 정보를 이메일에 넣으려고 노력해야 합니다. 단어와 비문서적 정보를 이해하다.

비즈니스 문서에서는 많은 단어보다 적은 단어가 더 좋습니다. 교정하다 당신의 이메일은 당신이 할 수 있습니다 필요 없는 단어는 삭제하세요. 그러나 의미는 100% 명확해야 합니다. 단어를 줄여서 정보를 줄이는 것은 좋지 않습니다.

이메일을 더 읽기 쉽게 만들기 위해 할 수 있는 일은 여러 가지가 있습니다.

• 넣어 굵은 글씨로 된 키워드
• 교정하다 오타를 제거하다
• 사용 요점
• 사용 짧은 문장
• 사용 문단

두 번 교정하다:하나를 위해 콘텐츠 가독성 두 번째 철자 검사 

내가 이메일을 쓸 때 보통 한 사람에게만 보내세요 누구에게 전달되는지 명확히 하기 위해서입니다. To:에 더 많은 사람에게 보내고 이메일 본문에 누가 무엇을 해야 하는지 지정하지 않으면 사람들이 누가 무엇을 해야 하는지 이해하지 못해서 혼란스러울 수 있습니다. 조치를 취해야 할 사람이 한 명 이상인 경우 요청을 하기 전에 그 사람을 언급해야 합니다. 이제 이메일에서 다음과 같이 쓰는 것이 허용됩니다. @john, 화요일 21일 EOD까지 스미스 씨에게 문서를 보내주세요. 

전화 통화가 이메일보다 나은지 판단하려면 다음의 간단한 규칙을 따르세요.

1. 그것은 첫 번째 시간 무언가를 요청하거나 새로운 활동인가요? -> 전화 통화 후 이메일을 보내는 것이 더 좋습니다.
2. 당신은 필요합니다 뭔가 급히? –> 전화통화 후 이메일로 이어질 수 있음
3. 그것은 공식적인 의사소통 추적해야 하는 것? 이메일
4. 당신은 필요합니다 더 많은 사람들 동시에 통보받기 –> 이메일 또는 컨퍼런스 콜

기업 문화는 이메일 작성 규칙에 영향을 미칠 수 있습니다. 일부 회사는 이메일 사용을 제한하려고 하지만, 저는 이메일 사용을 중단시키려 하기보다는 이메일을 올바르게 사용하는 방법에 대한 직원 교육과 훈련에 더 중점을 두어야 한다고 확신합니다.

이메일은 차가운 의사소통 매체이므로 명확하고 포괄적이며 따뜻한 메시지를 전달하기 위해 노력해야 합니다.