効果的な会議のためのクイックガイド

会議とは、一人では何もできない人々が集まる場ですが、一緒に集まれば何もできないと決断できるのです。

会議の種類

ブレインストーミング: 可能な解決策を考案し、議論することを目的としています。

評価会議 （会議状況）：活動の進捗状況を確認することを目的としています。

意思決定の性格会議では、次のようになります。 それらは意思決定を実行するために設計されています。

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会議の運営方法

会議を組織し管理するための基準

会議を組織し管理するための基準 

1. しなければならない 明確に定義され、 先験的に、 の目的 会議の内容と誰が参加すべきか。 
2. そこには 会議の議題、 議論すべきポイントを正確に提示します。 
3. お勧めします 余談を避ける 議題で取り上げられなかったトピックについての議論を主導します。 
4. の 期間 議論 各議題の議題と会議の合計時間は固定され、期限を超えて継続されるべきではありません。 
5. 人を定義する 会議を運営する責任者。 
6. 会議の進行中、会議の責任者、または責任者から指名された誰かが「会議レポート」を記入する必要があります。 
7. 会議が開かれる場合、決定事項を正式に決定する担当者と、それを実行に移すタイミングについても定義する必要があります。 
8. 会議の終了後、会議中に収集された情報を最大限に含めた要約レポートを記入し、編集者以外の参加者の 1 人によって承認される必要があります。 
9. 次回の会議の日時と場所を設定できる場合

ロジスティクス

人々が物理的に移動して出席する必要がある会議を企画する場合、ロジスティクスが最終結果を左右する可能性があります。 

会議場所、交通手段の利用可能性、部屋の大きさ、テーブル、参加者の空き状況 

会議中に中断が生じないように、メディア（ペン、紙、水）を準備する必要があります。視覚的な補助も同様です。 

誰が何をするか

社長： 会議を招集し、主導し、議論の焦点を維持し、必要に応じて出席者全員の貢献を刺激します。

秘書： メモを取り、議事録を作成し、議事録の草稿と最終版を承認のために送信します。

ファシリテーター: 個人的な貢献をすることなく議論を刺激することを目的としています。

会議メモの内容

• 一般情報
• 会議の日付、場所、タイトル…
• トピック（議題）
• 招待された参加者の名前と表示される名前
• 主題に対する介入内容
• 参加者間で交換された文書のリスト
• 実施責任者による決定とその運用時間
• 議事録および関連日付の編集者および承認者の名前

会議の議題の書き方

会議の議題の書き方
議題は2つか3つのポイントに絞ることもできますが、重要なのは各ポイントに目的語と動詞が含まれていることです。

例：

– 現在のプロジェクトA

– 問題の解決策を議論する

– 提案Yを承認する

– サプライヤーの選択…

場合によっては、「discuss」などの一般的な用語が適切な場合もあります。

議題項目を間違って書く方法:

– プロジェクトB

– 状況xyz

– 製品abc

ウェブ会議は時間と費用を節約でき、適切に組織化され管理されていれば非常に効果的です。ウェブ会議を設定するために使用できるさまざまなソリューションとツールの組み合わせがあります。

• 最も効果的なツールの 1 つは WebEx です。この Web 会議ツールを使用すると、電話回線とコンピューター接続の両方を使用したビデオ会議、ビデオ会議、画面共有、プレゼンテーションが可能になります。
• Join meは、ほとんどまたは無料で画面を共有できるシンプルなツールです
• Google ハングアウトは、Google が提供する無料のソリューションです。Google が提供する無料のツールで、実質的にあらゆることを行うことができます。Google アカウントが必要ですが、無料です。