効果的なメールの書き方

私は電子メールが好きでもあり、嫌いでもあります。電子メールは簡単で効果的なコミュニケーション手段だと思いますが、同時に、人々によって乱用されたり、誤って使用されたりすることもよくあります。

自分自身に次のような質問をしたことがあるなら:

• メールは 短いまたは 長さ?
• それは重要ですか タイプミスがあります メールに？
• 電子メールの箇条書きは役に立ちますか?
• 「宛先」欄には誰を入力すればよいですか?
• 上司（自分の上司か他の人の上司）にCCするべきでしょうか？
• それは メールか電話の方が良い?

あなたの目標は何ですか？

書くときは、明確な心構えが必要です あなたの目標は何ですか.
通常、電子メールを書く理由はいくつかあります。

1. 情報が必要です
2. 何かをするには人が必要だ
3. あなたは情報を提供しています
4. 何かをフォローしている

いずれの場合も、相手にメールの内容を確認してもらわなければなりません。そのため、相手に返信してもらい、次のいずれかを確認してもらう必要があります。

1. メールを受け取った
2. 彼らはあなたが尋ねていることを理解しました
3. 彼らはあなたが頼んだことを実行します
4. 彼らはあなたが要求した情報を提供します

そのため、自分宛てにメールが届いた場合は、受信したことを確認するのが良いでしょう。

メールは冷たい冷たいというのは、メールを受け取った人がメールの「口調」を理解できず、あなたのボディランゲージも分からないという意味です。

したがって、相手が必要とするすべての情報をメールに盛り込むようにする必要があります。 言葉と非文字情報を理解する.

ビジネス文書では、言葉が多いよりも少ない言葉のほうが良いです。 校正する あなたのメールアドレス 不要な単語を削除するただし、意味は明確でなければなりません。単語を減らして情報を減らすのは良くありません。

メールを読みやすくするためにできることはたくさんあります。

• 置いて キーワードは太字
• 校正する タイプミスをなくす
• 使用 箇条書き
• 使用 短い文章
• 使用 段落

2回校正する: 1つ コンテンツ 読みやすさ2番目 スペルチェック 

メールを書くときはたいてい 一人の人だけに宛てて書く 誰に宛てたメールなのかが明確になるようにします。To: で複数の人に送信し、メール本文で誰が何をしなければならないかを指定しないと、誰が何をしなければならないのか理解できず、相手を混乱させる可能性があります。複数の人にアクションを取らせたい場合は、その人に続けてリクエストを記述する必要があります。現在、メールでは次のような記述が認められています。 @john、書類を21日火曜日の終業時刻までにスミス氏に送ってください。 

電話が電子メールよりも優れているかどうかを判断するには、次の簡単なルールに従います。

1. それは 初めて 何かをお願いしたいのか、それとも新しい活動をしたいのか –> 電話をかけてからメールを送るのが良いでしょう
2. 必要なのは 緊急に? –> 電話、その後にメールが続く可能性あり
3. それは 正式なコミュニケーション 追跡が必要なメール
4. 必要なのは より多くの人々 同時に通知を受けるには –> メールまたは電話会議

企業文化は電子メールの書き方のルールに影響を与える可能性があり、一部の企業は電子メールの使用を制限しようとしていますが、電子メールの使用を止めようとするよりも、従業員に電子メールの正しい使い方を指導し、トレーニングすることに重点を置くべきだと私は確信しています。

メールは冷たいコミュニケーション手段なので、明確で包括的、そして温かい内容にするよう努力する必要があります。