Scrivere email professionali di effetto

10 semplici passaggi per una comunicazione e-mail efficace.

Comunicazione e-mail al lavoro

La posta elettronica può essere efficace oltre che efficiente, ma per ottenere i risultati desiderati è necessario rispettare alcune regole nella posta, le buone maniere sono altrettanto importanti quando si effettuano chiamate a un cliente o a persone che si incontrano per lavoro. La differenza è che, nel caso della posta elettronica, non puoi testare le reazionidi chi riceve i messaggi: Una volta che avrai cliccato sul pulsante Invia, ciò che avrai scritto verrà letto dal destinatario. Pertanto, è essenziale essere precisi immediatamente

10 passaggi per scrivere e-mail in modo efficace

1) Adottare una dimensione del carattere sufficientemente grande (12 o più) 

2) Assicurati che non ci siano errori grammaticali; 

3) L'oggetto del messaggio deve essere chiaro e pertinente 

4) L'oggetto del messaggio deve consentire anche una ricerca efficace tra le centinaia di email ricevute. 

5) L'inizio megli se personalizzato con il nome della persona 

6) Utilizzare le forme di saluto più adeguate 

7) assumere un tono disponibile e amichevole 

8) per invitare il destinatario a contattarci nuovamente per ogni esigenza 

9) Esprimersi in modo chiaro e conciso evitando di scrivere cose inutili. 

10) Utilizzare una firma e-mail che includa tutte le informazioni di contatto, compreso il numero di telefono

Quando ricevi un'e-mail

Quando ricevi un'e-mail da un mittente legittimo, cioè non da uno spammer, confermare che ha ricevuto entro 24 ore, anche se non hai il tempo di fornire subito una risposta completa. 

Se devi assentarti per più di 24 ore, organizza una risposta fuori dal posto automatico

Errori da evitare:

1) Evitare di posizionare oggetti decorativi elaborati nelle comunicazioni professionali

2) Non inviare allegati di grandi dimensioni senza il permesso dei destinatari

Ecco un riepilogo di tutti i modi per chiudere le lettere formali e informali in inglese.

Frasi di apertura

Sono usati per riferirsi alla corrispondenza precedente

Per dire come sei venuto in possesso dell'indirizzo email del destinatario

Per spiegare il motivo per cui stai scrivendo al destinatario

10 fantastiche frasi di apertura:

Con riferimento alla Sua lettera dell’8 giugno, io…

scrivo per chiedere informazioni...

Dopo aver visto il tuo annuncio in...,

Vorrei... Dopo aver ricevuto il vostro indirizzo da..., io...

Ho ricevuto il tuo indirizzo da... e vorrei...

Ti abbiamo/ti abbiamo scritto recentemente riguardo a... Grazie per la tua lettera dell'8 maggio. Grazie per la tua lettera riguardante... Grazie per la tua lettera/e-mail riguardante... In risposta alla tua lettera dell'8 maggio,...
Frasi conclusive:
Sono utilizzati per:

riferirsi ad eventi futuri

Ripeti una scusa

offrire aiuto o disponibilità a fornire ulteriori spiegazioni;
. 10 fantastiche frasi conclusive:
-Se hai bisogno di ulteriori informazioni, non esitare a contattarmi.

Attendo con ansia la vostra risposta.

Aspetto tue notizie.

Non vedo l'ora di vedervi.

Si prega di avvisare se necessario.

Ci auguriamo che in futuro si possa instaurare un rapporto di lavoro di successo.

Se avete bisogno di ulteriori informazioni, non esitate a contattarmi.

Ancora una volta, mi scuso per eventuali disagi.

Ci auguriamo di poter continuare a fare affidamento sulla vostra stimata clientela.

Apprezzerei la tua immediata attenzione a questa questione