Strategie efficaci di gestione del tempo per una maggiore produttività

Non c'è mai tempo per fare nulla, ma se non ci prendiamo mai il tempo non lo troveremo mai.

Titolo: Strategie efficaci di gestione del tempo per una maggiore produttività

Introduzione alla gestione efficace del tempo

Padroneggiare la gestione del tempo è essenziale per raggiungere produttività e successo. Questo articolo esplora vari metodi, strumenti e pratiche di gestione del tempo per aiutare le persone a ottimizzare la propria routine quotidiana e a raggiungere i propri obiettivi.

Regola di gestione del tempo

Abbracciare il principio di Pareto, secondo cui 80% di risultati derivano da 20% di impegno, sottolinea l’importanza di concentrarsi su compiti ad alta priorità. Concentrare gli sforzi su questo cruciale 20% può portare a 80% il successo desiderato. Questo principio, che prende il nome dall’economista W. Pareto, costituisce il fondamento di una gestione efficiente del tempo.

Strumenti di gestione del tempo

L’utilizzo di standard, procedure, linee guida e programmi aiuta a semplificare il processo decisionale in situazioni ripetitive. Standard e procedure forniscono modalità condivise per le diverse attività aziendali, mentre le linee guida modellano i comportamenti in tutte le fasi lavorative. I programmi organizzano le attività in relazione al tempo e all'interdipendenza, garantendo che alcuni compiti precedano altri.

Formazione sul tempo

Una formazione efficace sul tempo implica l'organizzazione dei compiti in base all'importanza e all'urgenza, evitando la tentazione di affrontare prima i compiti più facili, analizzando criticamente le priorità per la delega e creando un elenco quotidiano di compiti essenziali in ordine di priorità.

Metodo di gestione del tempo: fare le cose (GTD)

Introdotto da David Allen, il metodo GTD si concentra sull'efficienza. Invece di liste di cose da fare quotidiane, incoraggia a mantenere un unico “secchio” di attività e a programmare solo quelle con scadenze reali sul calendario. Questo approccio riduce al minimo la frustrazione e migliora il completamento delle attività.

Errori da evitare

Per ottimizzare la gestione del tempo, evita di fornire informazioni imprecise o incomplete, di aspettare i dipendenti prima delle riunioni, di interrompere i colleghi, di procrastinare compiti faticosi e di proteggere il tuo tempo riducendo al minimo le interruzioni. Raggruppa attività simili, fissa scadenze in modo collaborativo, delega ove possibile, automatizza le attività ripetitive e stabilisci un'ora di pianificazione dedicata ogni mattina.

Ciclo delle prestazioni cerebrali

Riconoscendo il ciclo delle prestazioni del cervello, affronta compiti impegnativi durante i periodi di picco di energia e prontezza per massimizzare l'efficienza e ridurre al minimo l'affaticamento.

In conclusione, una gestione efficace del tempo è un processo dinamico che coinvolge pianificazione strategica, strumenti intelligenti e pratiche disciplinate. Incorporando questi metodi nella routine quotidiana, le persone possono aumentare la produttività, ridurre al minimo lo stress e raggiungere i propri obiettivi professionali.

Strumenti per la gestione del tempo

• Politiche e procedure
  “Hanno l’obiettivo di evitare di prendere continuamente decisioni relative a situazioni di natura ripetitiva. Non stabiliscono cosa si deve fare, ma come farlo nel modo più rapido”.
  Ti consentono inoltre di prendere decisioni rapide sugli argomenti e su come affrontarli.
  Parzialmente tratto da V. Kettkliz “Come comportarsi con i collaboratori” FRANCOANGELI.
• Gli standard
  Gli standard sono il modo condiviso per creare documenti, procedure, progetti e altre attività aziendali. La modalità comune di realizzazione di un lavoro consente una più rapida valutazione, condivisione e realizzazione.
• Le linee guida
  Le linee guida costituiscono l'analogo della norma, ma a livello di comportamento in tutte le fasi del lavoro. Regolamentare la direzione del lavoro permette anche di risparmiare tempo quando si deve prendere una decisione e chiedersi quale sia il modo più opportuno di procedere in quella situazione in quella azienda.
• I programmi
  Servono per organizzare le attività in relazione al tempo e in relazione tra loro. Alcune attività devono essere completate prima che altre possano iniziare. Quando queste attività richiedono l'intervento di due o più persone, la loro pianificazione permette di ottimizzare i tempi.
• Gli obiettivi
  Gli obiettivi devono essere chiaramente definiti e prioritari. Ciascun obiettivo deve essere suddiviso in attività e queste in fasi.
  Kenneth Blanchard suggerisce di scrivere ogni obiettivo su un foglio di carta separato utilizzando non più di 250 parole per ciascuno.