Guida rapida per riunioni efficaci

Un incontro è un incontro di persone che da sole non possono fare nulla, ma insieme possono decidere che non si può fare nulla!

Tipi di incontro

Brainstorming: scopo di ideare e discutere possibili soluzioni.

Incontri di valutazione (Status delle riunioni): ha lo scopo di esaminare lo stato di avanzamento delle attività.

Negli incontri sui personaggi decisionali: sono progettati per operare decisioni.

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Come condurre una riunione

Criteri con cui organizzare e gestire un incontro

Criteri con cui organizzare e gestire un incontro 

1. Dovere essere chiaramente definito, a priori, il obiettivi del riunione e chi dovrebbe partecipare. 
2. Ci deve essere un ordine del giorno della riunione, che presentano esattamente i punti da discutere. 
3. È consigliabile farlo evitare divagazioni che conducono la discussione sugli argomenti all'ordine del giorno non trattati. 
4. IL durata del discussione di ciascun punto all'ordine del giorno e la durata complessiva della riunione dovrebbero essere fissati e non dovrebbero proseguire oltre la scadenza. 
5. Definire una persona chi è responsabile della conduzione della riunione. 
6. Nel corso della riunione, o il responsabile della riunione, o un suo incaricato dovrà compilare un “verbale della riunione”. 
7. Nel caso in cui venga presa l'assemblea ogni decisione dovrà essere definita anche a chi spetterà il compito di formalizzarla e le tempistiche per renderla operativa. 
8. Dopo la conclusione della riunione dovrà essere compilata una relazione riassuntiva, che dovrà contenere il massimo delle informazioni raccolte durante la riunione e dovrà essere approvata da uno dei partecipanti diverso dal redattore. 
9. Se possibile imposta la data, l'ora e il luogo del prossimo incontro

la logistica

Quando organizzi un incontro in cui le persone devono spostarsi fisicamente e partecipare, la logistica può determinare il risultato finale. 

Il luogo dell'incontro, la disponibilità dei mezzi di trasporto, l'ampiezza della sala, i tavoli ed i partecipanti a disposizione 

I mezzi (penne, carta e acqua) devono essere preparati per evitare interruzioni durante la riunione. Oltre agli ausili visivi. 

Chi fa cosa

Presidente: convocare l'assemblea, guidarla, mantenere focalizzata la discussione, stimolare il contributo di tutti i presenti quando necessario;

Segretario: prende appunti, verbalizza, invia per approvazione la bozza del verbale e la sua versione definitiva;

Facilitatore: mira a stimolare la discussione senza fornire contributi personali.

Contenuto delle note della riunione

• Informazioni generali
• Data, luogo, titolo dell’incontro…
• Argomenti (ordine del giorno)
• Nomi dei partecipanti invitati e di quelli visualizzati
• Contenuto dell'intervento per l'argomento
• L'elenco dei documenti scambiati tra i partecipanti
• Decisioni prese dai responsabili dell'attuazione e relativi tempi di funzionamento
• Nome del redattore e approvatore del verbale e relative date

Come scrivere l'ordine del giorno di una riunione

Come scrivere l'ordine del giorno di una riunione
L'ordine del giorno può essere anche molto conciso, due o tre punti, ma l'importante è che ogni punto contenga un oggetto e un verbo

Esempio:

– presentare il progetto A

– discutere soluzioni al problema

– approvare la proposta Y

– Scelta del fornitore per…

anche un termine generico come discutere può essere appropriato in alcuni casi.

Modi per scrivere punti dell'agenda errati:

– progetto B

– situazione xyz

– prodotto abc

I web meeting possono far risparmiare tempo e denaro e sono anche davvero efficaci se ben organizzati e gestiti. Esistono varie soluzioni e combinazioni di strumenti che puoi utilizzare per organizzare un web meeting

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