Comunicazione gestionale efficace

Comunicazione per organizzare

IL manager è soprattutto a uomo di relazioni, gran parte del lavoro della sua vita è scandito dal parlare, ascoltare, relazionarsi, negoziare, discutere, dibattere, incontrarsi, parlare, parole comunicare.

Non si può non comunicare…anche il silenzio comunica! (Paul Watzlawick)

Perché le capacità di comunicazione sono importanti nella gestione

Gran parte della vita di un manager è spesa nel comunicare: parlare, negoziare, riferire, presentare in pubblico.

La capacità di comunicare è quindi importante quanto la capacità di diagnosticare e decidere. Infatti, anche la diagnosi più perfetta non è molto utile se non può essere adeguatamente spiegata. 

Il manager è quindi anche un perfetto comunicatore.

Abilità di comunicazione aziendale

Di seguito alcuni esempi di tecniche di comunicazione efficaci che dovresti conoscere e riconoscere quando usate da qualcun altro

Implicito. Consiste nel trasmettere per davvero un concetto senza che l'interlocutore presti attenzione. Quando si discute di un problema, se si lascia passare un'affermazione implicita senza alcuna obiezione, la si rende anche vera.

Esempio nella frase “l’agenzia è in ritardo con la consegna del nuovo progetto” ci sono tre impliciti: a) la persona che parla sta insinuando che all'agenzia è stata assegnata una scadenza per completare il compito; b) L'agenzia si è impegnata a consegnare il progetto entro una data precisa; c) all'agenzia siano state fornite tutte le informazioni necessarie per completare l'attività in tempo.

Persuasione si realizza emettendo una comunicazione che si basa prevalentemente su argomenti emotivi piuttosto che su ragioni razionali, facendo largo uso del linguaggio espressivo, arrivando a incidere sulla sfera emotiva.“Rispecchiamento”. Significa adottare le espressioni verbali, gli atteggiamenti e i gesti della persona con cui stai parlando. Quando una persona vede i propri atteggiamenti e comportamenti nell'altra persona, acquisisce più fiducia.

Errori comuni nella comunicazione aziendale

Fornire informazioni incomplete: la comunicazione deve essere completa salvo che intervengano specifici motivi di riservatezza; tutti i dati e le informazioni necessari a sostegno delle proprie argomentazioni devono essere presentati integralmente.

Non mantenere la parola data: la credibilità è fondamentale per conquistare la fiducia degli altri; per essere credibile devi mantenere la parola data.Comunicare senza verificare che l'interlocutore abbia capitoil tuo messaggio.

Competenze di comunicazione aziendale indispensabili

• Scrivi e-mail;
• Ascolto attivo;
• Discorso pubblico;

Comunicazione verbale e non

L'efficacia della comunicazione dipende più dall'atteggiamento del mittente nei confronti del destinatario che dalla capacità del mittente di parlare e scrivere. In altre parole “il modo in cui comunica influenza la maggior parte del messaggio stesso”. 

Una parola detta con rabbia può avere un impatto completamente diverso dalla stessa parola detta con tono amichevole.

Solo 10% di ciò che comunichi viene “raccontato” attraverso le parole. 90% del messaggio viene quindi trasmesso attraverso la comunicazione non verbale. altro >>

Comunicazione non verbale

Ecco come verbale e non verbale comunicazione coinvolta in: 

Parole (10%): solo 10% di ciò che comunichi viene “raccontato” attraverso le parole. Il resto del messaggio viene poi veicolato attraverso il comunicazione non verbale (90%). 

Tono (35%): una parola pronunciata con rabbia può essere interpretata diversamente dalla stessa parola pronunciata con tono amichevole. 

Prossemica (55%): la prossemica comprende la gesticolazione, la postura, la distanza tra gli interlocutori. Questi elementi comunicano il 55% del messaggio.

IL uso di canale visivo, cioè l'utilizzo di disegni, simboli o diagrammi, oltre a stimolare maggiormente l'attenzione degli interlocutori, è particolarmente adatto a sintetizzare un'idea complessa, altrimenti molto difficile da rappresentare e sostenibile utilizzando il solo canale verbale.

L'utilizzo di ausili visivi porta a separare il contenuto dall'entità fisica che lo propone (il cosa da chi) e fa aderire al messaggio statisticamente più probabile

Meglio disegnare mentre si parla che usare diapositive powerpoint. 

Domande di controllo: controlla le tue abitudini di comunicazione

• Comunichi in modo chiaro e inequivocabile?
• Controlli che le tue comunicazioni siano state comprese appieno?
• Comunichi abbastanza frequentemente?
• Comunichi solo per dare ordini o permetti al tuo team di raccontarti le loro aspettative?

Riferimenti bibliografici

• R. Archibald Gestire le relazioni nella gestione dei progetti
• Vitalliano Kettliz, Come comportarsi con i dipendenti, Francoangeli

Gestione del tempo

Se accettiamo il principio che 80% del risultato si ottiene con 20% dello sforzo e che i restanti 80% di sforzo producono solo 20% del risultato, è chiaro che se potessimo concentrare le priorità su quel primo sforzo di 20%, raggiungeremmo 80% del successo che ci si aspetta da noi.

Come delegare

Nessuno può farcela da solo, bisogna saper delegare!

La maggior parte dei compiti possono essere delegati, siano essi limitati o rilevanti, semplici o complessi. E' fondamentale che il processo di delega sia correttamente condotto: una delega inefficace porta ad un elevato grado di gestione dello stress, dalla motivazione del personale, alla sovrapposizione dei ruoli.

Leggi la nostra guida su delega qui >>

Implicito, persuasione e rispecchiamento

Implicito:
La comunicazione implicita implica trasmettere un concetto come vero senza che l'interlocutore presti esplicita attenzione. Ad esempio: "Dove hai conosciuto Maria?" implica che tu abbia incontrato quella persona; "Quando farai il discorso?" implica che pronuncerai un discorso; “Il tuo intervento non ha portato risultati” implica il fallimento dell’intervento. Quando si discute di una questione, consentire agli oppositori di trasmettere messaggi impliciti significa cedere alle loro dichiarazioni, che possono poi essere usate contro di te.

Persuasione:
La persuasione opera attraverso la comunicazione, tipicamente (ma non necessariamente) verbale, in cui il comunicatore enfatizza le emozioni, utilizzando il linguaggio espressivo per incidere sulla sfera emotiva. “Convincere” qualcuno implica fornire una spiegazione razionale attraverso una comunicazione strutturata e coerente.

Mirroring:
Il rispecchiamento implica l’adozione delle espressioni verbali, degli atteggiamenti e dei comportamenti dell’interlocutore. Quando una persona vede i propri manierismi riflessi in un'altra, si crea fiducia.

Leggi anche la guida a scrivere email efficaci >>