Come scrivere email efficaci

Amo e odio le email. Penso che siano un mezzo di comunicazione facile ed efficace, ma allo stesso tempo spesso vengono abusate o usate male dalle persone.

Se ti sei mai posto queste domande:

• Le e-mail dovrebbero essere corto o lungo?
• Ha importanza se c'è un errore di battitura nell'email?
• Gli elenchi puntati nelle email sono utili?
• Chi dovrei inserire nel campo A?
• Dovrei inviare una copia per conoscenza al capo (mio o dell'altra persona)?
• È meglio una mail o una telefonata?

Qual è il tuo obiettivo?

Quando scrivi devi avere le idee chiare qual è il tuo obiettivo.
Di solito ci sono alcuni motivi per cui si scrive un'e-mail:

1. Hai bisogno di alcune informazioni
2. Hai bisogno di una persona che faccia qualcosa
3. Stai dando informazioni
4. Stai seguendo qualcosa

In uno qualsiasi di questi casi hai bisogno che l'altra persona riconosca il contenuto dell'email. Quindi vuoi che l'altra persona ti risponda e confermi una delle seguenti cose:

1. Hanno ricevuto l'email
2. Hanno capito cosa stai chiedendo
3. Faranno quello che gli chiedi di fare
4. Ti daranno le informazioni che hai richiesto

Ecco perché è una buona norma confermare di aver ricevuto un'e-mail se è indirizzata a te.

Le e-mail sono freddeQuando dico freddo intendo che la persona che lo riceverà non sarà in grado di comprendere il “tono di voce” dell’email né sarà in grado di vedere il linguaggio del corpo.

Pertanto devi cercare di inserire nell'email tutte le informazioni di cui l'altra persona avrà bisogno comprendere le parole e le informazioni non scritte.

Nella scrittura aziendale, meno parole sono meglio di molte parole. Quando correggere le bozze la tua email puoi cancella le parole che non servono. Tuttavia il significato deve essere 100% chiaro, perché ridurre le parole e quindi ridurre le informazioni non è una buona idea.

Ci sono molte cose che puoi fare per rendere le tue email più leggibili:

• Metti il parole chiave in grassetto
• Revisionare per eliminare gli errori di battitura
• Utilizzo punti elenco
• Utilizzo frasi brevi
• Utilizzo paragrafi

Rileggere due volte: uno per contenuto leggibilità il secondo per controllo ortografico 

Quando scrivo un'e-mail di solito indirizzarlo a una sola persona in modo che sia chiaro a chi è indirizzato. Se lo invii a più persone nel campo A: e non specifichi chi deve fare cosa nel corpo dell'email, potresti confondere le persone perché non capiranno chi deve fare cosa. Se hai bisogno che più di una persona agisca, devi menzionare la persona seguita dalla richiesta. Ora è accettabile nell'email scrivere qualcosa come: @john, per favore invia i documenti al signor Smith entro la fine del giorno martedì 21. 

Per decidere se una telefonata è meglio di una e-mail puoi seguire queste semplici regole:

1. È il prima volta chiedi qualcosa o è una nuova attività –> Meglio una telefonata seguita da una e-mail
2. Hai bisogno qualcosa di urgente? –> Telefonata, forse seguita da e-mail
3. È un comunicazione formale che deve essere tracciato? Email
4. Hai bisogno più persone per essere informati contemporaneamente –> Email o conference call

La cultura aziendale può influenzare le regole per scrivere e-mail: alcune aziende stanno cercando di limitare l'uso della posta elettronica, tuttavia sono convinto che dovrebbero concentrarsi di più sull'insegnamento e sulla formazione del personale su come utilizzare correttamente la posta elettronica piuttosto che cercare di impedirne l'uso.

Le e-mail sono un mezzo di comunicazione freddo, ecco perché devi fare uno sforzo per renderle chiare, complete e cordiali.