प्रभावशाली व्यावसायिक ईमेल लिखना

प्रभावी ई-मेल संचार के लिए 10 सरल कदम।

कार्यस्थल पर ईमेल संचार

ई-मेल प्रभावी होने के साथ-साथ कुशल भी हो सकता है, लेकिन वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए मेल में कुछ नियमों का पालन करना आवश्यक है। कॉल करते समय अच्छे शिष्टाचार भी उतने ही महत्वपूर्ण हैं किसी ग्राहक या व्यवसाय के लिए मिलने वाले लोगों से ईमेल के मामले में अंतर यह है कि, आप प्रतिक्रियाओं का परीक्षण नहीं कर सकतेसंदेश प्राप्त करने वालों की: एक बार जब आप भेजें बटन पर क्लिक करते हैं, तो आपने जो लिखा है वह प्राप्तकर्ता द्वारा पढ़ा जाएगा। इसलिए, तुरंत सटीक होना आवश्यक है

प्रभावी ईमेल लेखन के लिए 10 कदम

1) पर्याप्त रूप से बड़ा फ़ॉन्ट आकार अपनाएं (12 या अधिक) 

2) सुनिश्चित करें कि कोई व्याकरण संबंधी त्रुटियाँ न हों; 

3) संदेश का विषय स्पष्ट और प्रासंगिक होना चाहिए 

4) संदेश का विषय प्राप्त सैकड़ों ईमेल के बीच कुशल खोज को भी सक्षम करना चाहिए। 

5) शुरुआत मेगली अगर व्यक्ति के नाम के साथ वैयक्तिकृत हो 

6) अभिवादन के सबसे उपयुक्त रूपों का प्रयोग करें 

7) सहायक और मैत्रीपूर्ण लहज़ा अपनाएँ 

8) प्राप्तकर्ता को हर ज़रूरत के लिए हमसे दोबारा संपर्क करने के लिए आमंत्रित करना 

9) अनावश्यक बातें न लिखकर अपनी बात स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से व्यक्त करना। 

10) ऐसे ई-मेल हस्ताक्षर का उपयोग करें जिसमें फ़ोन नंबर सहित सभी संपर्क जानकारी शामिल हो

जब आपको कोई ईमेल प्राप्त होता है

जब आपको किसी वैध प्रेषक से ई-मेल प्राप्त होता है, अर्थात किसी स्पैमर से नहीं, 24 घंटे के भीतर इसकी प्राप्ति की पुष्टि करें, भले ही आपके पास तुरंत पूरा उत्तर देने का समय न हो। 

यदि आपको 24 घंटे से अधिक समय के लिए बाहर रहना पड़े, तो स्वचालित सीट के बाहर उत्तर की व्यवस्था करें

बचने योग्य गलतियाँ:

1) व्यावसायिक संचार में संसाधित सजावटी वस्तुओं को रखने से बचें

2) प्राप्तकर्ता की अनुमति के बिना बड़े अनुलग्नक न भेजें

यहां अंग्रेजी में औपचारिक और अनौपचारिक पत्रों को समाप्त करने के सभी तरीकों का सारांश दिया गया है।

आरंभिक वाक्य

इनका उपयोग पिछले पत्राचार को संदर्भित करने के लिए किया जाता है

यह बताने के लिए कि प्राप्तकर्ता का ईमेल पता आपके पास कैसे आया

यह बताने के लिए कि आप प्राप्तकर्ता को क्यों लिख रहे हैं

10 बेहतरीन आरंभिक वाक्य:

आपके 8 जून के पत्र के संदर्भ में, मैं...

मैं यह जानने के लिए लिख रहा हूं...

… में आपका विज्ञापन देखने के बाद,

मैं चाहूंगा... आपका पता प्राप्त करने के बाद..., मैं...

मुझे आपका पता … से प्राप्त हुआ और मैं चाहूंगा …

हमने/मैंने हाल ही में आपको इस बारे में लिखा था... 8 मई के आपके पत्र के लिए धन्यवाद। आपके पत्र के लिए धन्यवाद... आपके पत्र/ई-मेल के लिए धन्यवाद... आपके 8 मई के पत्र के उत्तर में,...
समापन वाक्य:
इनका उपयोग निम्नलिखित के लिए किया जाता है:

भविष्य की घटनाओं का संदर्भ लें

बहाना दोहराना

सहायता की पेशकश करना या आगे स्पष्टीकरण देने की इच्छा रखना;
. 10 बेहतरीन समापन वाक्य:
-यदि आपको किसी अतिरिक्त जानकारी की आवश्यकता हो तो कृपया मुझसे संपर्क करें।

मुझे आपके उत्तर की प्रतीक्षा रहेगी।

तुम्हारे उत्तर की प्रतीक्षा है मुझे।

मैं आपको देखने के लिए तत्पर हूं।

कृपया आवश्यकतानुसार सलाह दें।

हम भविष्य में सफल कार्य संबंध की आशा करते हैं।

यदि आपको किसी अतिरिक्त जानकारी की आवश्यकता हो तो कृपया मुझसे संपर्क करने में संकोच न करें।

एक बार फिर, मैं किसी भी असुविधा के लिए क्षमा चाहता हूँ।

हम आशा करते हैं कि हम आपके मूल्यवान विश्वास पर निर्भर रहेंगे।

मैं इस मामले पर आपके तत्काल ध्यान की सराहना करता हूँ