प्रभावी बैठकों के लिए त्वरित मार्गदर्शिका

बैठक ऐसे लोगों का जमावड़ा है जो अकेले तो कुछ नहीं कर सकते, लेकिन साथ मिलकर यह निर्णय ले सकते हैं कि कुछ नहीं किया जा सकता!

बैठक के प्रकार

विचार मंथन: संभावित समाधान तैयार करना और उन पर चर्चा करना।

मूल्यांकन बैठकें (बैठकों की स्थिति): गतिविधियों की प्रगति की जांच करने का उद्देश्य।

निर्णय लेने वाली चरित्र बैठकों में: वे निर्णय संचालित करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं।

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मीटिंग कैसे चलाएँ

बैठक आयोजित करने और प्रबंधित करने के मानदंड

बैठक आयोजित करने और प्रबंधित करने के मानदंड 

1. अवश्य स्पष्ट रूप से परिभाषित किया जाना चाहिए, एक प्राथमिकता, के उद्देश्य बैठक में क्या होगा और किसे भाग लेना चाहिए। 
2. वहाँ एक होना चाहिए बैठक का एजेंडा, जो चर्चा के लिए आवश्यक बिन्दुओं को सटीक रूप से प्रस्तुत करते हैं। 
3. यह सलाह दी जाती है कि विषयांतर से बचें जो एजेंडा में शामिल नहीं किए गए विषयों पर चर्चा का नेतृत्व करते हैं। 
4. The अवधि के बहस प्रत्येक एजेंडा आइटम और कुल बैठक का समय निश्चित होना चाहिए तथा इसे समय सीमा से आगे जारी नहीं रखा जाना चाहिए। 
5. किसी व्यक्ति को परिभाषित करें जो बैठक के संचालन के लिए जिम्मेदार है। 
6. बैठक के दौरान, या बैठक के प्रभारी व्यक्ति, या उसके द्वारा नियुक्त किसी व्यक्ति को आपको एक “बैठक रिपोर्ट” भरनी होगी। 
7. यदि बैठक में कोई निर्णय लिया जाता है तो यह भी स्पष्ट किया जाना चाहिए कि उसे औपचारिक रूप देने का कार्य किसका है तथा उसे क्रियान्वित करने के लिए समय किसका है। 
8. बैठक के समापन के बाद एक सारांश रिपोर्ट भरी जानी चाहिए, जिसमें बैठक के दौरान एकत्रित अधिकतम जानकारी शामिल होनी चाहिए तथा उसे संपादक के अलावा प्रतिभागियों में से किसी एक द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए। 
9. यदि आप अगली बैठक की तारीख, समय और स्थान निर्धारित कर सकें

रसद

जब आप कोई बैठक आयोजित करते हैं, जिसमें लोगों को शारीरिक रूप से आना-जाना पड़ता है और उसमें भाग लेना होता है, तो अंतिम परिणाम का निर्धारण व्यवस्था से ही हो सकता है। 

बैठक का स्थान, परिवहन के साधनों की उपलब्धता, कमरे का आकार, टेबल और उपलब्ध प्रतिभागी 

बैठक के दौरान व्यवधान से बचने के लिए मीडिया (पेन, कागज और पानी) तैयार रहना चाहिए। साथ ही दृश्य सामग्री भी। 

कौन क्या करता है?

अध्यक्ष: बैठक बुलाना, नेतृत्व करना, चर्चा को केन्द्रित रखना, यह आवश्यकता पड़ने पर उपस्थित सभी लोगों के योगदान को प्रोत्साहित करता है;

सचिव: नोट्स लेता है, कार्यवृत्त लेता है, कार्यवृत्त का मसौदा और उसका अंतिम संस्करण अनुमोदन के लिए भेजता है;

सुविधाकर्ता: इसका उद्देश्य व्यक्तिगत योगदान दिए बिना चर्चा को प्रोत्साहित करना है।

मीटिंग नोट्स की सामग्री

• सामान्य सूचनाएं
• बैठक की तिथि, स्थान, शीर्षक...
• विषय (एजेंडा)
• आमंत्रित प्रतिभागियों के नाम और प्रदर्शित प्रतिभागियों के नाम
• विषय वस्तु के लिए हस्तक्षेप सामग्री
• प्रतिभागियों के बीच आदान-प्रदान किए गए दस्तावेजों की सूची
• कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार लोगों द्वारा लिए गए निर्णय और उनका परिचालन समय
• कार्यवृत्त के संपादक और अनुमोदक का नाम और संबंधित तिथियां

मीटिंग का एजेंडा कैसे लिखें

मीटिंग का एजेंडा कैसे लिखें
एजेंडा बहुत संक्षिप्त भी हो सकता है, दो या तीन बिंदु, लेकिन महत्वपूर्ण बात यह है कि प्रत्येक बिंदु में एक वस्तु और एक क्रिया शामिल हो

उदाहरण:

– वर्तमान परियोजना ए

– समस्या के समाधान पर चर्चा करें

– प्रस्ताव को मंजूरी दें Y

– आपूर्तिकर्ता का चयन…

यहां तक कि कुछ मामलों में चर्चा जैसा सामान्य शब्द भी उपयुक्त हो सकता है।

गलत एजेंडा आइटम लिखने के तरीके:

– परियोजना बी

– स्थिति xyz

– उत्पाद एबीसी

वेब मीटिंग समय और पैसे बचा सकती हैं और अगर उन्हें अच्छी तरह से व्यवस्थित और प्रबंधित किया जाए तो वे वास्तव में प्रभावी भी होती हैं। वेब मीटिंग सेट करने के लिए आप कई तरह के समाधान और टूल के संयोजन का उपयोग कर सकते हैं

• सबसे प्रभावी उपकरणों में से एक है WebEx यह वेब कॉन्फ्रेंसिंग टूल फोन लाइन और कंप्यूटर कनेक्शन, वीडियो कॉन्फ्रेंस, स्क्रीन शेयरिंग, प्रेजेंटेशन दोनों के साथ वीडियो कॉन्फ्रेंस करने की अनुमति देता है।
• जॉइन मी एक सरल उपकरण है जो बहुत कम या बिना किसी लागत के स्क्रीन साझा करने की अनुमति देता है
• गूगल हैंगआउट गूगल द्वारा प्रदान किया गया एक निःशुल्क समाधान है जो आपको गूगल द्वारा प्रदान किए गए एक निःशुल्क टूल के साथ व्यावहारिक रूप से सब कुछ करने की अनुमति देता है। एक गूगल अकाउंट की आवश्यकता है लेकिन यह मुफ़्त है।