प्रभावी प्रबंधन संचार

संचार को व्यवस्थित करने के लिए

The प्रबंधक सब से ऊपर है एक रिश्तों का आदमी, उनके जीवन का अधिकांश कार्य बातचीत, सुनना, संबंध स्थापित करना, बातचीत करना, चर्चा करना, वाद-विवाद करना, मिलना, बातचीत करना, शब्दों से चिह्नित है संचार करना।

आप संवाद नहीं कर सकते... यहां तक कि मौन भी संवाद करता है! (पॉल वत्ज़लाविक)

प्रबंधन में संचार कौशल क्यों महत्वपूर्ण है?

प्रबंधक के जीवन का बड़ा हिस्सा संवाद स्थापित करने में व्यतीत होता है: बातचीत करना, समझौता करना, रिपोर्टिंग करना, सार्वजनिक रूप से प्रस्तुत करना.

इसलिए संवाद करने की क्षमता उतनी ही महत्वपूर्ण है जितनी कि निदान और निर्णय लेने की क्षमता। वास्तव में, सबसे सही निदान भी बहुत उपयोगी नहीं है अगर उसे पर्याप्त रूप से समझाया न जा सके। 

इसलिए प्रबंधक एक उत्तम संचारक भी है।

व्यावसायिक संचार कौशल

यहां कुछ प्रभावी संचार तकनीकों के उदाहरण दिए गए हैं जिन्हें आपको जानना चाहिए और किसी अन्य व्यक्ति द्वारा उपयोग किए जाने पर पहचानना चाहिए।

अंतर्निहित। इसमें वार्ताकार की ओर से ध्यान दिए बिना किसी अवधारणा को वास्तविक रूप में प्रस्तुत करना शामिल है। किसी मुद्दे पर चर्चा करते समय, यदि आप किसी अंतर्निहित कथन को बिना किसी आपत्ति के पारित कर देते हैं, तो आप उसे भी सत्य बना रहे हैं।

वाक्य में उदाहरण “एजेंसी नए डिज़ाइन की डिलीवरी में देरी कर रही है” इसमें तीन निहितार्थ हैं: क) बात करने वाला व्यक्ति यह संकेत दे रहा है कि एजेंसी को कार्य पूरा करने के लिए एक समय सीमा सौंपी गई थी; ख) एजेंसी ने एक निश्चित तिथि तक डिजाइन प्रदान करने पर सहमति व्यक्त की थी; ग) कार्य को समय पर पूरा करने के लिए एजेंसी को आवश्यक सभी सूचनाएं प्रदान की गई थीं।

प्रोत्साहन एक संचार जारी करके बनाया जाता है जो मुख्य रूप से तर्कसंगत कारणों के बजाय भावनात्मक तर्कों पर आधारित होता है, जिसमें अभिव्यंजक भाषा का व्यापक उपयोग होता है, जो भावनात्मक क्षेत्र को प्रभावित करता है।“मिररिंग।” यह उस व्यक्ति के मौखिक भाव, दृष्टिकोण और हाव-भाव को अपनाना है जिससे आप बात कर रहे हैं। जब कोई व्यक्ति दूसरे व्यक्ति में अपना दृष्टिकोण और व्यवहार देखता है, तो उसे अधिक आत्मविश्वास प्राप्त होता है।

व्यावसायिक संचार में सामान्य गलतियाँ

अधूरी जानकारी देना: संचार पूर्ण होना चाहिए। जब तक कि वे गोपनीयता के विशिष्ट कारणों का हवाला न दें; इसके तर्कों के समर्थन में आवश्यक सभी डेटा और जानकारी पूरी तरह से प्रस्तुत की जानी चाहिए।

अपना वचन न निभाना: दूसरों का विश्वास जीतने के लिए विश्वसनीयता महत्वपूर्ण है; विश्वसनीय होने के लिए आपको अपना वचन निभाना होगा।दूसरे पक्ष ने आपकी बात समझ ली है या नहीं, इसकी पुष्टि किए बिना संवाद करनाआपका संदेश।

व्यावसायिक संचार कौशल होना आवश्यक है

• ईमेल लिखें;
• स्फूर्ति से ध्यान देना;
• सार्वजनिक रूप से बोलना;

संचार मौखिक और गैर

संचार की प्रभावशीलता प्रेषक के बोलने और लिखने के कौशल से ज़्यादा प्राप्तकर्ता के प्रति प्रेषक के रवैये पर निर्भर करती है। दूसरे शब्दों में “जिस तरीके से यह संप्रेषित होता है, वह अधिकांश संदेश को प्रभावित करता है”। 

क्रोध में बोले गए शब्द का प्रभाव मित्रतापूर्ण लहजे में बोले गए शब्द से बिल्कुल भिन्न हो सकता है।

आप जो भी संवाद करते हैं, उसका केवल एक भाग ही शब्दों के माध्यम से “बताया” जाता है। संदेश का एक भाग अशाब्दिक संचार के माध्यम से संप्रेषित होता है। अधिक >>

अनकहा संचार

यहाँ बताया गया है कि मौखिक और गैर मौखिक संचार में शामिल: 

शब्द (10%): आप जो संवाद करते हैं उसका केवल एक छोटा सा हिस्सा ही शब्दों के माध्यम से "बताया" जाता है। संदेश का बाकी हिस्सा फिर शब्दों के माध्यम से संप्रेषित किया जाता है। गैर-मौखिक संचार (90%). 

स्वर (35%): क्रोध में बोले गए शब्द का मित्रतापूर्ण स्वर में बोले गए उसी शब्द से अलग अर्थ निकाला जा सकता है। 

प्रॉक्सेमिक्स (55%): प्रॉक्सिमिक्स में हाव-भाव, मुद्रा, वार्ताकारों के बीच की दूरी शामिल है। ये तत्व संदेश के 55% को संप्रेषित करते हैं।

The का उपयोग दृश्य चैनल, अर्थात्, चित्र, प्रतीक या आरेख का उपयोग, साथ ही साथ वार्ताकारों का सबसे अधिक ध्यान आकर्षित करना, एक जटिल विचार को संश्लेषित करने के लिए विशेष रूप से उपयुक्त है, अन्यथा केवल चैनल मौखिक का उपयोग करके प्रतिनिधित्व करना और टिकाऊ करना बहुत कठिन है।

दृश्य सहायता का उपयोग विषय-वस्तु को प्रस्तावित भौतिक इकाई (क्या से किससे) से अलग करने में मदद करता है और सांख्यिकीय रूप से सबसे संभावित संदेश का पालन सुनिश्चित करता है।

बात करते समय चित्र बनाना पावरपॉइंट स्लाइडों का उपयोग करने से बेहतर है। 

नियंत्रण प्रश्न: अपनी संचार आदतों की जाँच करें

• क्या आप स्पष्ट एवं स्पष्ट तरीके से संवाद करते हैं?
• क्या आप यह जांचते हैं कि आपकी बात को पूरी तरह से समझा गया है?
• क्या आप अक्सर बातचीत करते हैं?
• क्या आप केवल आदेश देने के लिए ही संवाद करते हैं या क्या आप अपनी टीम को अपनी अपेक्षाएं बताने की अनुमति देते हैं?

ग्रंथसूची संदर्भ

• आर. आर्चीबाल्ड परियोजना प्रबंधन में संबंधों का प्रबंधन
• विटालियानो केटलिज़, कर्मचारियों के साथ कैसे व्यवहार करें, फ्रेंकोएंजेली

समय प्रबंधन

यदि हम इस सिद्धांत को स्वीकार कर लें कि 20% प्रयास से 80% परिणाम प्राप्त होता है और यह कि शेष 80% प्रयास से केवल 20% परिणाम प्राप्त होता है, यह स्पष्ट है कि यदि हम अपनी प्राथमिकताओं को उस पहले 20% प्रयास पर केन्द्रित कर सकें, तो हम उस 80% सफलता तक पहुंच सकेंगे जो हमसे अपेक्षित है।

प्रतिनिधि कैसे नियुक्त करें?

कोई भी यह काम अकेले नहीं कर सकता, आपको दूसरों को काम सौंपना आना चाहिए!

अधिकांश कार्य सौंपे जा सकते हैं, चाहे वे सीमित हों या प्रासंगिक, सरल हों या जटिल। और यह आवश्यक है कि सौंपने की प्रक्रिया ठीक से संचालित की जाए: एक अप्रभावी प्रतिनिधिमंडल तनाव प्रबंधन के उच्च स्तर की ओर जाता है, कर्मचारियों की प्रेरणा से लेकर भूमिकाओं का अतिव्यापन तक।

हमारा गाइड पढ़ें प्रतिनिधिमंडल यहाँ >>

अंतर्निहित, अनुनय, और मिररिंग

अंतर्निहित:
निहित संचार में वार्ताकार के स्पष्ट ध्यान दिए बिना किसी अवधारणा को सत्य के रूप में व्यक्त करना शामिल है। उदाहरण के लिए: "आप मारिया से कहाँ मिले?" इसका मतलब है कि आप उस व्यक्ति से मिल चुके हैं; "आप भाषण कब देंगे?" इसका मतलब है कि आप भाषण देंगे; "आपके हस्तक्षेप से कोई परिणाम नहीं निकला है" इसका मतलब है कि हस्तक्षेप विफल हो गया है। किसी मुद्दे पर बहस करते समय, विरोधियों को निहित संदेश देने की अनुमति देने का मतलब है उनके बयानों को स्वीकार करना, जिसका बाद में आपके खिलाफ इस्तेमाल किया जा सकता है।

अनुनय:
अनुनय संचार के माध्यम से संचालित होता है, आमतौर पर (लेकिन जरूरी नहीं कि) मौखिक, जहां संचारक भावनाओं पर जोर देता है, भावनात्मक क्षेत्र को प्रभावित करने के लिए अभिव्यंजक भाषा का उपयोग करता है। किसी को "समझाने" में संरचित और सुसंगत संचार के माध्यम से तर्कसंगत स्पष्टीकरण प्रदान करना शामिल है।

मिररिंग:
मिररिंग में बातचीत करने वाले व्यक्ति के मौखिक हाव-भाव, दृष्टिकोण और व्यवहार को अपनाना शामिल है। जब कोई व्यक्ति अपने व्यवहार को दूसरे व्यक्ति में प्रतिबिम्बित देखता है, तो विश्वास का निर्माण होता है।

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