प्रभावी ईमेल कैसे लिखें

मुझे ईमेल से प्यार भी है और नफरत भी। मुझे लगता है कि वे संचार का एक आसान और प्रभावी साधन हैं, लेकिन साथ ही साथ लोग अक्सर इसका दुरुपयोग या गलत इस्तेमाल भी करते हैं।

यदि आपने कभी स्वयं से ये प्रश्न पूछे हों:

• क्या ईमेल होना चाहिए? लघु या लंबा?
• क्या इससे कोई फर्क पड़ता है कि इसमें टाइपिंग की गलती है ईमेल में?
• क्या ईमेल में बुलेट पॉइंट उपयोगी हैं?
• मुझे 'प्रति' फ़ील्ड में किसे रखना चाहिए?
• क्या मुझे बॉस को CC करना चाहिए (अपने या दूसरे व्यक्ति के)?
• यह है ईमेल या फ़ोन कॉल बेहतर है?

आपका लक्ष्य क्या है?

जब आप लिखते हैं तो आपके मन में यह बात स्पष्ट होनी चाहिए आपका लक्ष्य क्या है.
आमतौर पर ईमेल लिखने के कुछ कारण होते हैं:

1. आपको कुछ जानकारी चाहिए
2. आपको कुछ करने के लिए एक व्यक्ति की आवश्यकता है
3. आप जानकारी दे रहे हैं
4. आप किसी चीज़ का अनुसरण कर रहे हैं

इनमें से किसी भी मामले में आपको दूसरे व्यक्ति से ईमेल की सामग्री की पुष्टि करवानी होगी। इसलिए आप चाहते हैं कि दूसरा व्यक्ति आपको जवाब दे और निम्न में से किसी एक की पुष्टि करे:

1. उन्हें ईमेल प्राप्त हो गया है
2. वे समझ गए हैं कि आप क्या पूछ रहे हैं
3. वे वही करेंगे जो आप उनसे करने को कहेंगे
4. वे आपको आपके द्वारा अनुरोधित जानकारी देंगे

यही कारण है कि यदि कोई ईमेल आपको भेजा गया है तो यह पुष्टि करना एक अच्छा अभ्यास है कि आपको प्राप्त हुआ है।

ईमेल ठंडे हैंजब मैं ठंडा कहता हूं तो मेरा मतलब है कि जो व्यक्ति इसे प्राप्त करेगा वह ईमेल के "आवाज़ के लहजे" को नहीं समझ पाएगा और न ही वह आपकी बॉडी लैंग्वेज देख पाएगा।

इसलिए आपको ईमेल में वह सारी जानकारी डालने की कोशिश करनी होगी जो दूसरे व्यक्ति को चाहिए होगी। शब्दों और अलिखित जानकारी को समझें.

व्यावसायिक लेखन में, कम शब्द अधिक शब्दों से बेहतर होते हैं। ठीक करना आप अपना ईमेल उन शब्दों को हटा दें जिनकी आवश्यकता नहीं हैहालाँकि अर्थ स्पष्ट होना चाहिए, क्योंकि शब्दों को कम करने से जानकारी कम हो जाती है, यह अच्छा नहीं है।

अपने ईमेल को अधिक पठनीय बनाने के लिए आप कई चीजें कर सकते हैं:

• रखना कीवर्ड बोल्ड में
• प्रूफरीड करें टाइपिंग की गलतियाँ दूर करें
• उपयोग सर्वाधिक महत्वपूर्ण बिंदु
• उपयोग छोटे वाक्य
• उपयोग पैराग्राफ

दो बार प्रूफरीड करें: एक के लिए सामग्री पठनीयता दूसरे के लिए वर्तनी जाँच 

जब मैं ईमेल लिखता हूँ तो आमतौर पर इसे केवल एक ही व्यक्ति को संबोधित करें ताकि यह स्पष्ट हो जाए कि किसको निर्देशित किया जा रहा है। यदि आप इसे To: में अधिक लोगों को भेजते हैं और आप ईमेल बॉडी में यह निर्दिष्ट नहीं करते हैं कि किसे क्या करना है, तो आप लोगों को भ्रमित कर सकते हैं क्योंकि वे समझ नहीं पाएंगे कि किसे क्या करना है। यदि आपको कार्रवाई करने के लिए एक से अधिक लोगों की आवश्यकता है तो आपको अनुरोध के बाद व्यक्ति का उल्लेख करना होगा। अब ईमेल में कुछ इस तरह लिखना स्वीकार्य है: @जॉन, कृपया दस्तावेज़ श्री स्मिथ को मंगलवार 21 तारीख तक भेज दें। 

यह तय करने के लिए कि क्या फोन कॉल ईमेल से बेहतर है, आप इन सरल नियमों का पालन कर सकते हैं:

1. क्या यह पहली बार आप कुछ मांगते हैं या यह कोई नई गतिविधि है -> बेहतर होगा कि आप फ़ोन कॉल करें और उसके बाद ईमेल करें
2. आप की जरूरत है कुछ तत्काल? –> फ़ोन कॉल, संभवतः उसके बाद ईमेल
3. क्या यह एक औपचारिक संचार जिसका पता लगाया जाना आवश्यक है? ईमेल
4. आप की जरूरत है अधिक लोग उसी समय सूचित किया जाना -> ईमेल या कॉन्फ्रेंस कॉल

कॉर्पोरेट संस्कृति ईमेल लिखने के नियमों को प्रभावित कर सकती है, कुछ कंपनियां ईमेल के उपयोग को सीमित करने की कोशिश कर रही हैं, हालांकि मेरा मानना है कि उन्हें ईमेल के उपयोग को रोकने की कोशिश करने के बजाय अपने कर्मियों को ईमेल का सही तरीके से उपयोग करने के बारे में सिखाने और प्रशिक्षित करने पर अधिक ध्यान देना चाहिए।

ईमेल संचार का एक ठंडा माध्यम है, यही कारण है कि आपको इसे स्पष्ट, व्यापक और गर्मजोशी से भरा बनाने का प्रयास करने की आवश्यकता है।