Guide rapide pour des réunions efficaces

Une réunion est un rassemblement de personnes qui seules ne peuvent rien faire, mais qui peuvent décider ensemble que rien ne peut être fait !

Types de réunion

Réflexion: visent à concevoir et à discuter des solutions possibles.

Réunions d'évaluation (Statut des réunions) : Le but d'examiner l'avancement des activités.

Dans les réunions de caractère décisionnel : ils sont conçus pour opérer des décisions.

Suite >>

Comment organiser une réunion

Critères selon lesquels organiser et gérer une réunion

Critères selon lesquels organiser et gérer une réunion 

1. Doit être clairement défini, a priori, le les objectifs du réunion et qui devrait y participer. 
2. Il doit y avoir un ordre du jour de la réunion, qui présentent précisément les points à discuter. 
3. Il est conseillé de éviter les digressions qui mènent la discussion sur les sujets de l’ordre du jour non couverts. 
4. Le durée de la discussion de chaque point de l'ordre du jour et la durée totale de la réunion doivent être fixés et ne doivent pas se poursuivre au-delà de la date limite. 
5. Définir une personne qui est chargé de diriger la réunion. 
6. Au cours de la réunion, ou bien le responsable de la réunion, ou quelqu'un qu'il aura désigné, vous devrez remplir un « rapport de réunion ». 
7. Si la réunion est prise, toute décision doit également être définie à qui incombe la tâche de la formaliser et du calendrier pour la rendre opérationnelle. 
8. Après la conclusion de la réunion, un rapport de synthèse doit être rempli, qui doit comprendre le maximum d'informations recueillies au cours de la réunion et doit être approuvé par l'un des participants autre que le rédacteur. 
9. Si vous pouvez définir la date, l'heure et le lieu de la prochaine réunion

Logistique

Lorsque vous organisez une réunion où les gens doivent se déplacer physiquement et assister à la logistique, cela peut déterminer le résultat final. 

Le lieu de rendez-vous, la disponibilité des moyens de transport, la taille de la salle, les tables et participants disponibles 

Les médias (stylos, papier et eau) doivent être préparés pour éviter les interruptions pendant la réunion. Ainsi que des aides visuelles. 

Qui fait quoi

Président: convoquer la réunion, les diriger, garder la discussion ciblée, cela stimule la contribution de toutes les personnes présentes en cas de besoin ;

Secrétaire: prend des notes, dresse un procès-verbal, transmet le projet de procès-verbal pour approbation et sa version définitive ;

Animateur : il vise à stimuler les discussions sans y apporter de contributions personnelles.

Contenu des notes de réunion

• Informations générales
• Date, lieu, titre de la réunion…
• Sujets (ordre du jour)
• Noms des participants invités et ceux affichés
• Contenu de l'intervention pour le sujet
• La liste des documents échangés entre les participants
• Décisions prises par les responsables de la mise en œuvre et leurs horaires de fonctionnement
• Nom du rédacteur et approbateur du procès-verbal et dates associées

Comment rédiger un ordre du jour de réunion

Comment rédiger un ordre du jour de réunion
L'ordre du jour peut aussi être très concis, deux ou trois points, mais l'important est que chaque point contienne un objet et un verbe

Exemple:

– présenter le projet A

– discuter des solutions au problème

– approuver la proposition Y

– Choix du fournisseur pour…

même un terme générique tel que discuter peut être approprié dans certains cas.

Façons d’écrire des points incorrects à l’ordre du jour :

– projet B

– situation xyz

– produit ABC

Les réunions Web peuvent permettre d'économiser du temps et de l'argent et elles sont également très efficaces si elles sont bien organisées et gérées. Il existe différentes solutions et combinaisons d'outils que vous pouvez utiliser pour organiser une réunion Web.

• L'un des outils les plus efficaces est WebEx. Cet outil de conférence Web permet d'effectuer des vidéoconférences avec à la fois des lignes téléphoniques et une connexion informatique, des vidéoconférences, le partage d'écran, des présentations.
• Rejoignez-moi est un outil simple qui permet de partager des écrans à peu ou pas de frais
• Google Hangout est la solution gratuite fournie par Google qui permet de pratiquement tout faire avec un outil gratuit fourni par Google. Un compte Google est nécessaire mais c'est gratuit.