Comment rédiger des e-mails efficaces

J'aime et déteste les e-mails. Je pense qu’ils constituent un moyen de communication simple et efficace, mais en même temps, ils sont souvent abusés ou mal utilisés par les gens.

Si jamais vous vous êtes posé ces questions :

• Les e-mails doivent-ils être court ou long?
• Est-ce important si il y a une faute de frappe dans l'e-mail ?
• Les puces des e-mails sont-elles utiles ?
• Qui dois-je mettre dans le champ À ?
• Dois-je mettre en copie le patron (le mien ou celui de l'autre personne) ?
• Est-ce mieux vaut un e-mail ou un appel téléphonique?

Quel est ton but?

Lorsque vous écrivez, vous devez avoir l'esprit clair quel est ton objectif.
Il y a généralement plusieurs raisons pour lesquelles vous écrivez un e-mail :

1. Vous avez besoin d'informations
2. Tu as besoin d'une personne pour faire quelque chose
3. Vous donnez des informations
4. Vous suivez quelque chose

Dans tous ces cas, vous avez besoin que l’autre personne reconnaisse le contenu de l’e-mail. Vous souhaitez donc que l’autre personne vous réponde et confirme l’une des choses suivantes :

1. Ils ont reçu l'e-mail
2. Ils ont compris ce que tu demandes
3. Ils feront ce que vous leur demandez de faire
4. Ils vous donneront les informations que vous avez demandées

C'est aussi pourquoi c'est une bonne pratique de confirmer que vous avez reçu un e-mail s'il vous est adressé.

Les emails sont froids. Quand je dis froid, je veux dire que la personne qui le recevra ne pourra pas comprendre le « ton de voix » de l’e-mail ni voir votre langage corporel.

Vous devez donc essayer de mettre dans l'e-mail toutes les informations dont l'autre personne aura besoin. comprendre les mots et les informations non écrites.

Dans la rédaction commerciale, moins de mots valent mieux que beaucoup de mots. Lorsque vous relire votre email, vous pouvez supprimez les mots qui ne sont pas nécessaires. Cependant, le sens doit être clair, car réduire les mots et donc réduire l'information, ce n'est pas bon.

Il existe de nombreuses choses que vous pouvez faire pour rendre vos e-mails plus lisibles :

• Mettez le mots-clés en gras
• Relisez à éliminer les fautes de frappe
• Utiliser puces
• Utiliser phrases courtes
• Utiliser paragraphes

Relire deux fois: un pour contenu lisibilité la seconde pour vérification orthographique 

Quand j'écris un e-mail, j'ai l'habitude adressez-le à une seule personne afin qu'il soit clair à qui s'adresser. Si vous l'envoyez à plus de personnes dans le champ À : et que vous ne précisez pas qui doit faire quoi dans le corps de l'e-mail, vous risquez de dérouter les gens car ils ne comprendront pas qui doit faire quoi. Si vous avez besoin de plus d'une personne pour agir, vous devez mentionner la personne suivie par la demande. Il est désormais acceptable dans un courrier électronique d'écrire quelque chose comme : @john, veuillez envoyer les documents à m. Smith avant EOD mardi 21. 

Pour décider si un appel téléphonique vaut mieux qu’un e-mail, vous pouvez suivre ces règles simples :

1. Est-ce le première fois vous demandez quelque chose ou s'agit-il d'une nouvelle activité -> Mieux vaut un appel téléphonique suivi d'un email
2. Vous avez besoin quelque chose d'urgent? -> Appel téléphonique, éventuellement suivi d'un email
3. Est-ce un communication formelle qu'il faut retracer ? E-mail
4. Vous avez besoin plus de gens être informé en même temps –> Email ou conférence téléphonique

La culture d'entreprise peut affecter les règles de rédaction des e-mails, certaines entreprises tentent de limiter l'utilisation de l'e-mail, cependant je suis convaincu qu'elles devraient se concentrer davantage sur l'enseignement et la formation de leur personnel sur la façon d'utiliser correctement l'e-mail plutôt que d'essayer d'arrêter le utilisation des emails.

Les e-mails sont un moyen de communication froid, c'est pourquoi vous devez faire un effort pour le rendre clair, complet et chaleureux.