Estrategias eficaces de gestión del tiempo para mejorar la productividad

Nunca hay tiempo para hacer nada, pero si nunca nos tomamos el tiempo nunca lo encontraremos.

Título: Estrategias eficaces de gestión del tiempo para mejorar la productividad

Introducción a la gestión eficaz del tiempo

Dominar la gestión del tiempo es esencial para lograr la productividad y el éxito. Este artículo explora varios métodos, herramientas y prácticas de gestión del tiempo para ayudar a las personas a optimizar sus rutinas diarias y alcanzar sus objetivos.

Regla de gestión del tiempo

Adoptar el principio de Pareto, que establece que 80% de resultados provienen de 20% de esfuerzo, subraya la importancia de centrarse en tareas de alta prioridad. Concentrar esfuerzos en este 20% crucial puede conducir al 80% del éxito deseado. Este principio, que lleva el nombre del economista W. Pareto, constituye la base de una gestión eficiente del tiempo.

Herramientas de gestión del tiempo

La utilización de estándares, procedimientos, pautas y programas ayuda a agilizar la toma de decisiones en situaciones repetitivas. Los estándares y procedimientos proporcionan modos compartidos para diversas actividades comerciales, mientras que las pautas dan forma al comportamiento en todas las fases del trabajo. Los programas organizan actividades en relación con el tiempo y la interdependencia, asegurando que ciertas tareas precedan a otras.

Entrenamiento del tiempo

La capacitación eficaz del tiempo implica organizar tareas en función de su importancia y urgencia, evitar la tentación de abordar primero las tareas más fáciles, analizar críticamente las prioridades para delegar y crear una lista diaria de tareas esenciales en orden de prioridad.

Método de gestión del tiempo: hacer las cosas (GTD)

Introducido por David Allen, el método GTD se centra en la eficiencia. En lugar de listas diarias de tareas pendientes, fomenta mantener un único "grupo" de tareas y programar sólo aquellas con plazos reales en el calendario. Este enfoque minimiza la frustración y mejora la finalización de la tarea.

Errores a evitar

Para optimizar la gestión del tiempo, evite dirigir información inexacta o incompleta, esperar a los empleados antes de las reuniones, interrumpir a los colegas, postergar tareas extenuantes y proteja su tiempo minimizando las interrupciones. Agrupe actividades similares, establezca plazos de forma colaborativa, delegue cuando sea posible, automatice tareas repetitivas y establezca una hora de planificación dedicada cada mañana.

Ciclo de rendimiento cerebral

Reconociendo el ciclo de rendimiento del cerebro, aborde tareas desafiantes durante períodos de máxima energía y estado de alerta para maximizar la eficiencia y minimizar la fatiga.

En conclusión, la gestión eficaz del tiempo es un proceso dinámico que implica planificación estratégica, herramientas inteligentes y prácticas disciplinadas. Al incorporar estos métodos en las rutinas diarias, las personas pueden mejorar la productividad, minimizar el estrés y lograr sus objetivos profesionales.

Herramientas de gestión del tiempo

• Policias y procedimientos
  “Su objetivo es evitar tomar decisiones continuamente relacionadas con situaciones de carácter repetitivo. No establecen qué se debe hacer, sino cómo hacerlo de la manera más expedita”.
  También le permiten tomar decisiones rápidas sobre temas y cómo abordarlos.
  Tomado parcialmente de V. Kettkliz “Cómo tratar con los colaboradores” FRANCOANGELI.
• Los estandares
  Los estándares son la forma compartida de crear documentos, procedimientos, proyectos y otras actividades comerciales. La forma común de realizar un trabajo permite evaluarlo, compartirlo y realizarlo más rápidamente.
• Las directrices
  Las directrices constituyen el análogo de la norma, pero a nivel de comportamiento en todas las fases del trabajo. Regular la dirección del trabajo también te permite ahorrar tiempo cuando tienes que tomar una decisión y preguntarte cuál es la forma más adecuada de proceder ante esa situación en esa empresa.
• Los programas
  Sirven para organizar actividades en relación con el tiempo y entre sí. Algunas tareas deben completarse antes de que otras puedan comenzar. Cuando estas actividades requieren la intervención de dos o más personas, su planificación permite optimizar el tiempo.
• Los objetivos
  Los objetivos deben estar claramente definidos y priorizados. Cada objetivo debe dividirse en actividades y éstas en fases.
  Kenneth Blanchard sugiere escribir cada objetivo en una hoja de papel separada utilizando no más de 250 palabras para cada uno.