Guía rápida para reuniones efectivas

¡Una reunión es una reunión de personas que por sí solas no pueden hacer nada, pero juntas pueden decidir que nada se puede hacer!

tipos de reunion

Lluvia de ideas: El objetivo es idear y discutir posibles soluciones.

Reuniones de evaluación (Estado de las reuniones): El propósito de examinar el progreso de las actividades.

En reuniones de carácter de toma de decisiones: están diseñados para operar decisiones.

Continua >>

Cómo llevar a cabo una reunión

Criterios para organizar y gestionar una reunión

Criterios para organizar y gestionar una reunión 

1. Debe estar claramente definido, a priori, el objetivos de la reunión y quién debe participar. 
2. Debe haber un orden del día de la reunión, que presentan precisamente los puntos a discutir. 
3. Es aconsejable evitar digresiones que lideran la discusión sobre los temas del orden del día no tratados. 
4. El duración del discusión de cada punto del orden del día y el tiempo total de la reunión deben ser fijos y no deben continuar más allá de la fecha límite. 
5. Definir una persona quién es el responsable de conducir la reunión. 
6. Durante el transcurso de la reunión, o el responsable de la reunión, o alguien asignado por él deberá rellenar un “informe de la reunión”. 
7. Si se toma alguna decisión en la reunión, también se debe definir quién tiene la tarea de formalizarla y los tiempos para hacerla operativa. 
8. Luego de la conclusión de la reunión se deberá completar un informe resumido, el cual debe incluir el máximo de información recopilada durante la reunión y debe ser aprobado por uno de los participantes distinto del editor. 
9. Si puede establecer la fecha, hora y lugar de la próxima reunión.

Logística

Cuando organizas una reunión en la que las personas tienen que moverse físicamente y asistir, la logística puede determinar el resultado final. 

El lugar de reunión, la disponibilidad de medios de transporte, el tamaño de la sala, mesas y participantes disponibles. 

Los medios (bolígrafos, papel y agua) deben estar preparados para evitar interrupciones durante la reunión. Así como ayudas visuales. 

Quien hace que

Presidente: convocar la reunión, liderar, mantener la discusión enfocada, estimula la contribución de todos los presentes cuando sea necesario;

Secretario: toma notas, levanta actas, envía el borrador del acta para su aprobación y su versión final;

Facilitador: su objetivo es estimular la discusión sin darles aportes personales.

Contenido de las notas de la reunión

• Información general
• Fecha, lugar, título de la reunión…
• Temas (agenda)
• Nombres de los participantes invitados y los que se muestran
• Contenido de la intervención por tema
• La lista de documentos intercambiados entre los participantes.
• Decisiones tomadas por los responsables de implementación y sus tiempos de operación
• Nombre del editor y aprobador de las actas y fechas relacionadas.

Cómo escribir una agenda de reunión

Cómo escribir una agenda de reunión
El temario también puede ser muy conciso, dos o tres puntos, pero lo importante es que cada punto contenga un objeto y un verbo.

Ejemplo:

– presente proyecto A

– discutir soluciones al problema

– aprobar la propuesta Y

– Elección de proveedor para…

incluso un término genérico como discutir puede ser apropiado en algunos casos.

Formas de escribir puntos de agenda incorrectos:

– proyecto B

– situación xyz

– producto abc

Las reuniones web pueden ahorrar tiempo y dinero y también son realmente efectivas si están bien organizadas y administradas. Existen varias soluciones y combinaciones de herramientas que puede utilizar para organizar una reunión web.

• Una de las herramientas más efectivas es WebEx. Esta herramienta de conferencia web permite realizar videoconferencias con líneas telefónicas y conexión a computadora, videoconferencias, compartir pantalla y presentaciones.
• Únete a mí es una herramienta sencilla que con poco o ningún costo permite compartir pantallas
• Google Hangout es la solución gratuita proporcionada por Google que te permite hacer prácticamente todo con una herramienta gratuita proporcionada por Google. Se necesita una cuenta de Google pero es gratis.