Cómo escribir correos electrónicos efectivos

Me encantan y odio los correos electrónicos. Creo que son un medio de comunicación fácil y eficaz, pero al mismo tiempo, la gente suele abusar de ellos o usarlos de forma incorrecta.

Si alguna vez te hiciste estas preguntas:

• ¿Deberían enviarse correos electrónicos? corto o largo?
• ¿Importa si? Hay un error tipográfico ¿en el correo electrónico?
• ¿Son útiles las viñetas en los correos electrónicos?
• ¿A quién debo poner en el campo Para?
• ¿Debo enviar copia al jefe (mío o de la otra persona)?
• ¿Lo es? Mejor un correo electrónico o una llamada telefónica?

¿Cual es tu meta?

Cuando escribes necesitas tener claro en mente ¿Cuál es tu objetivo?.
Generalmente existen algunas razones por las que se escribe un correo electrónico:

1. Necesitas alguna información
2. Necesitas una persona que haga algo
3. Estás dando información
4. Estás siguiendo algo

En cualquiera de estos casos, es necesario que la otra persona reconozca el contenido del correo electrónico. Por lo tanto, es conveniente que la otra persona le responda y confirme una de las siguientes opciones:

1. Han recibido el correo electrónico
2. Han entendido lo que estás pidiendo
3. Ellos harán lo que les pidas que hagan.
4. Te darán la información que solicitaste

Por eso también es una buena práctica confirmar que has recibido un correo electrónico si está dirigido a ti.

Los correos electrónicos son fríosCuando digo frío me refiero a que la persona que lo recibirá no podrá entender el “tono de voz” del correo ni podrá ver tu lenguaje corporal.

Por lo tanto, debes intentar poner en el correo electrónico toda la información que la otra persona necesitará. comprender las palabras y la información no escrita.

En la redacción comercial, menos palabras son mejores que muchas. Cuando corregir tu correo electrónico puedes Borra las palabras que no sean necesarias. Sin embargo, el significado tiene que ser claro, porque reducir las palabras y, por lo tanto, reducir la información no es bueno.

Hay muchas cosas que puedes hacer para que tus correos electrónicos sean más legibles:

• Poner el Palabras clave en negrita
• Corregido a eliminar errores tipográficos
• Usar puntos de viñeta
• Usar frases cortas
• Usar párrafos

Revisar dos veces:uno para contenido legibilidad el segundo para Revisión ortográfica 

Cuando escribo un correo electrónico normalmente Dirigirlo a una sola persona para que quede claro a quién va dirigido. Si lo envía a más personas en el campo Para: y no especifica quién tiene que hacer qué en el cuerpo del correo electrónico, puede confundir a las personas, ya que no entenderán quién tiene que hacer qué. Si necesita que más de una persona realice una acción, debe mencionar a la persona seguida de la solicitud. Ahora es aceptable en los correos electrónicos escribir algo como: @john, envía los documentos al señor Smith antes del final del día del martes 21. 

Para decidir si una llamada telefónica es mejor que un correo electrónico puedes seguir estas sencillas reglas:

1. ¿Es el? primer tiempo Pides algo o es una nueva actividad -> Mejor una llamada telefónica seguida de un correo electrónico
2. Necesitas algo urgente? -> Llamada telefónica, quizás seguida de correo electrónico
3. ¿Es un? comunicación formal ¿Qué es lo que se necesita rastrear? Correo electrónico
4. Necesitas Más gente Para estar informado al mismo tiempo -> Correo electrónico o llamada en conferencia

La cultura corporativa puede afectar las reglas para escribir correos electrónicos, algunas empresas están tratando de limitar el uso del correo electrónico, sin embargo, estoy convencido de que deberían centrarse más en enseñar y capacitar a su personal sobre cómo usar el correo electrónico correctamente en lugar de tratar de detener el uso de correos electrónicos.

Los correos electrónicos son un medio de comunicación frío, por eso es necesario esforzarse en hacerlo claro, completo y cálido.