Σύνταξη επαγγελματικών email

10 απλά βήματα για αποτελεσματική επικοινωνία μέσω email.

Επικοινωνία μέσω email στην εργασία

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να είναι τόσο αποτελεσματικό όσο και αποδοτικό, αλλά για να επιτευχθούν τα επιθυμητά αποτελέσματα πρέπει να συμμορφώνονται με ορισμένους κανόνες στο ταχυδρομείο, Οι καλοί τρόποι είναι εξίσου σημαντικοί όταν πραγματοποιείτε κλήσεις σε έναν πελάτη ή άτομα που συναντώνται για επαγγελματικούς λόγους. Η διαφορά είναι ότι, στην περίπτωση του email, δεν μπορείτε να δοκιμάσετε τις αντιδράσειςαπό αυτούς που λαμβάνουν τα μηνύματα: Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί Αποστολή, ό,τι έχετε γράψει θα διαβαστεί από τον παραλήπτη. Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο να είμαστε ακριβείς αμέσως

10 βήματα για αποτελεσματική σύνταξη email

1) Υιοθετήστε ένα αρκετά μεγάλο μέγεθος γραμματοσειράς (12 ή περισσότερο) 

2) Βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν γραμματικά λάθη. 

3) Το θέμα του μηνύματος πρέπει να είναι σαφές και σχετικό 

4) Το θέμα του μηνύματος πρέπει επίσης να επιτρέπει την αποτελεσματική αναζήτηση μεταξύ των εκατοντάδων email που λαμβάνονται. 

5) Το αρχικό megli εάν εξατομικεύεται με το όνομα του ατόμου 

6) Χρησιμοποιήστε τις πιο κατάλληλες μορφές χαιρετισμού 

7) προσλάβετε έναν εξυπηρετικό και φιλικό τόνο 

8) να προσκαλέσουμε τον παραλήπτη να επικοινωνήσει ξανά μαζί μας για κάθε ανάγκη 

9) Να εκφράζεται ξεκάθαρα και περιεκτικά μη γράφοντας περιττά πράγματα. 

10) Χρησιμοποιήστε μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία επικοινωνίας, συμπεριλαμβανομένου του αριθμού τηλεφώνου

Όταν λαμβάνετε ένα email

Όταν λαμβάνετε ένα e-mail από νόμιμο αποστολέα, δηλαδή όχι από spammer, επιβεβαιώστε ότι έλαβε εντός 24 ωρών, ακόμα κι αν δεν έχετε χρόνο να δώσετε μια πλήρη απάντηση αμέσως. 

Εάν πρέπει να λείπετε για περισσότερες από 24 ώρες, κανονίστε μια απάντηση έξω από το αυτόματο κάθισμα

Λάθη προς αποφυγή:

1) Αποφύγετε την τοποθέτηση διακοσμητικών αντικειμένων που επεξεργάζονται σε επαγγελματικές επικοινωνίες

2) Μην στέλνετε μεγάλα συνημμένα χωρίς την άδεια των παραληπτών

Ακολουθεί μια περίληψη όλων των τρόπων για να κλείσετε επίσημες και ανεπίσημες επιστολές στα αγγλικά.

Εναρκτήριες προτάσεις

Χρησιμοποιούνται για αναφορά σε προηγούμενη αλληλογραφία

Για να πείτε πώς καταλάβατε τη διεύθυνση email του παραλήπτη

Για να εξηγήσετε γιατί γράφετε στον παραλήπτη

10 υπέροχες εισαγωγικές προτάσεις:

Αναφερόμενος στην επιστολή σας της 8ης Ιουνίου,…

Γράφω για να ρωτήσω για…

Αφού είδατε τη διαφήμισή σας στο…

Θα ήθελα … Αφού λάβω τη διεύθυνσή σας από … , …

Έλαβα τη διεύθυνσή σας από… και θα ήθελα…

Σας έγραψα πρόσφατα για … Σας ευχαριστούμε για την επιστολή σας της 8ης Μαΐου. Σας ευχαριστούμε για την επιστολή σας σχετικά με … Σας ευχαριστούμε για την επιστολή/e-mail σας σχετικά με … Σε απάντηση στην επιστολή σας της 8ης Μαΐου, …
Τελικές προτάσεις:
Χρησιμοποιούνται για:

αναφέρονται σε μελλοντικά γεγονότα

Επαναλάβετε μια δικαιολογία

να προσφέρει βοήθεια ή προθυμία να δώσει περαιτέρω εξηγήσεις·
. 10 υπέροχες προτάσεις λήξης:
-Εάν χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου.

Ανυπομονώ για την απάντησή σας.

Ανυπομονώ να ακούσω νέα σας.

Ανυπομονώ να σε δω.

Παρακαλούμε συμβουλευτείτε εάν χρειάζεται.

Προσβλέπουμε σε μια επιτυχημένη εργασιακή σχέση στο μέλλον.

Εάν χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου.

Για άλλη μια φορά ζητώ συγγνώμη για την όποια ταλαιπωρία.

Ελπίζουμε ότι μπορούμε να συνεχίσουμε να βασιζόμαστε στο πολύτιμο έθιμο σας.

Θα εκτιμούσα την άμεση προσοχή σας σε αυτό το θέμα