Γρήγορος οδηγός για αποτελεσματικές συναντήσεις

Μια συνάντηση είναι μια συγκέντρωση ανθρώπων που μόνοι τους δεν μπορούν να κάνουν τίποτα, αλλά μαζί μπορούν να αποφασίσουν ότι τίποτα δεν μπορεί να γίνει!

Τύποι συναντήσεων

Καταιγισμός ιδεών: στοχεύουν να επινοήσουν και να συζητήσουν πιθανές λύσεις.

Συναντήσεις αξιολόγησης (Κατάσταση συναντήσεων): Ο σκοπός της εξέτασης της προόδου των δραστηριοτήτων.

Σε συναντήσεις χαρακτήρων λήψης αποφάσεων: έχουν σχεδιαστεί για να λειτουργούν αποφάσεις.

Συνέχεια >>

Πώς να εκτελέσετε μια συνάντηση

Κριτήρια για την οργάνωση και τη διαχείριση μιας συνάντησης

Κριτήρια για την οργάνωση και τη διαχείριση μιας συνάντησης 

1. Πρέπει να ορίζεται σαφώς, a priori, το στόχους του συνάντηση και ποιοι πρέπει να συμμετέχουν. 
2. Πρέπει να υπάρχει ένα ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης, που παρουσιάζουν ακριβώς τα προς συζήτηση σημεία. 
3. Συνιστάται να αποφύγετε τις παρεκκλίσεις που οδηγούν τη συζήτηση σε θέματα ημερήσιας διάταξης που δεν καλύπτονται. 
4. Ο διάρκεια του συζήτηση για κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης και ο συνολικός χρόνος συνεδρίασης θα πρέπει να καθοριστεί και δεν θα πρέπει να συνεχιστεί πέραν της προθεσμίας. 
5. Προσδιορίστε ένα άτομο που είναι υπεύθυνος για τη διεξαγωγή της συνάντησης. 
6. Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, ή ο υπεύθυνος της συνάντησης, ή κάποιος που έχει οριστεί από αυτόν, θα πρέπει να συμπληρώσετε μια «έκθεση συνάντησης». 
7. Εάν ληφθεί η συνεδρίαση, θα πρέπει επίσης να καθοριστεί η απόφαση ποιος έχει το καθήκον να επισημοποιήσει και να χρονίσει ώστε να τεθεί σε λειτουργία. 
8. Μετά την ολοκλήρωση της συνάντησης πρέπει να συμπληρωθεί μια συνοπτική έκθεση, η οποία πρέπει να περιλαμβάνει το μέγιστο των πληροφοριών που συγκεντρώθηκαν κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης και πρέπει να εγκριθεί από έναν από τους συμμετέχοντες εκτός από τον εκδότη. 
9. Εάν μπορείτε να ορίσετε την ημερομηνία, την ώρα και τον τόπο της επόμενης συνάντησης

Επιμελητεία

Όταν οργανώνετε μια συνάντηση όπου οι άνθρωποι πρέπει να μετακινηθούν σωματικά και να παρακολουθήσουν την επιμελητεία, μπορεί να καθορίσει το τελικό αποτέλεσμα. 

Ο χώρος συνάντησης, η διαθεσιμότητα μεταφορικών μέσων, το μέγεθος της αίθουσας, τα τραπέζια και οι διαθέσιμοι συμμετέχοντες 

Τα μέσα (στυλό, χαρτί και νερό) πρέπει να είναι προετοιμασμένα για την αποφυγή διακοπών κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Καθώς και οπτικά βοηθήματα. 

Ποιος κάνει τι

Πρόεδρος: συγκαλεί τη συνάντηση, οδηγεί, διατηρεί τη συζήτηση εστιασμένη, διεγείρει τη συμβολή όλων των παρόντων όταν χρειάζεται.

Γραμματέας: κρατά σημειώσεις, κρατά πρακτικά, στέλνει το σχέδιο των πρακτικών για έγκριση και την τελική του έκδοση·

Διευκολύνει: στοχεύει να τονώσει τη συζήτηση χωρίς να δίνει προσωπικές συνεισφορές σε αυτούς.

Περιεχόμενο σημειώσεων συνάντησης

• Γενικές πληροφορίες
• Ημερομηνία, τόπος, τίτλος συνάντησης…
• Θέματα (ημερήσια διάταξη)
• Τα ονόματα των προσκεκλημένων συμμετεχόντων και αυτών που εμφανίζονται
• Περιεχόμενο παρέμβασης για το θέμα
• Η λίστα των εγγράφων που ανταλλάσσονται μεταξύ των συμμετεχόντων
• Οι αποφάσεις που λαμβάνονται από τους αρμόδιους για την υλοποίηση και οι χρόνοι λειτουργίας τους
• Όνομα του συντάκτη και έγκρισης των πρακτικών και σχετικές ημερομηνίες

Πώς να γράψετε μια ατζέντα συνάντησης

Πώς να γράψετε μια ατζέντα συνάντησης
Η ημερήσια διάταξη μπορεί επίσης να είναι πολύ συνοπτική, δύο ή τρία σημεία, αλλά το σημαντικό είναι ότι κάθε σημείο περιέχει ένα αντικείμενο και ένα ρήμα

Παράδειγμα:

– παρόν έργο Α

– Συζήτηση για λύσεις στο πρόβλημα

– εγκρίνει την πρόταση Υ

– Επιλογή προμηθευτή για…

ακόμη και ένας γενικός όρος όπως η συζήτηση μπορεί να είναι κατάλληλος σε ορισμένες περιπτώσεις.

Τρόποι για να γράψετε λανθασμένα θέματα ημερήσιας διάταξης:

– έργο Β

– κατάσταση xyz

– προϊόν abc

Οι συναντήσεις στο Διαδίκτυο μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο και χρήμα και είναι επίσης πραγματικά αποτελεσματικές εάν οργανωθούν και διαχειρίζονται σωστά. Υπάρχουν διάφορες λύσεις και συνδυασμοί εργαλείων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ρυθμίσετε μια διαδικτυακή σύσκεψη

• Ένα από τα πιο αποτελεσματικά εργαλεία είναι το WebEx. Αυτό το εργαλείο διαδικτυακής διάσκεψης επιτρέπει τη βιντεοδιάσκεψη τόσο με τηλεφωνικές γραμμές όσο και με σύνδεση υπολογιστή, βιντεοδιάσκεψη, κοινή χρήση οθόνης, παρουσιάσεις.
• Το Join me είναι ένα απλό εργαλείο που με ελάχιστο ή καθόλου κόστος επιτρέπει την κοινή χρήση οθονών
• Το Google Hangout είναι η δωρεάν λύση που παρέχεται από την Google και σας επιτρέπει να κάνετε σχεδόν τα πάντα με ένα δωρεάν εργαλείο που παρέχεται από την Google. Απαιτείται λογαριασμός Google, αλλά είναι δωρεάν.