Αποτελεσματική Επικοινωνία Διαχείρισης

Επικοινωνία για οργάνωση

Ο διευθυντής είναι πάνω από όλα α άνθρωπος των σχέσεων, μεγάλο μέρος της δουλειάς της ζωής του χαρακτηρίζεται από συζήτηση, ακρόαση, σχέση, διαπραγμάτευση, συζήτηση, συζήτηση, συνάντηση, συζήτηση, λέξεις να επικοινωνούν.

Δεν μπορείς να μην επικοινωνήσεις… ακόμα και η σιωπή επικοινωνεί! (Paul Watzlawick)

Γιατί οι δεξιότητες επικοινωνίας έχουν σημασία στη διαχείριση

Μεγάλο μέρος της ζωής του διευθυντή αφιερώνεται στην επικοινωνία: συζήτηση, διαπραγμάτευση, αναφορά, παρουσίαση δημόσια.

Η ικανότητα επικοινωνίας είναι επομένως εξίσου σημαντική με την ικανότητα διάγνωσης και απόφασης. Στην πραγματικότητα, ακόμη και η πιο τέλεια διάγνωση δεν είναι πολύ χρήσιμη εάν δεν μπορεί να εξηγηθεί επαρκώς. 

Επομένως, ο διευθυντής είναι επίσης ένας τέλειος επικοινωνιακός.

Επιχειρηματικές επικοινωνιακές δεξιότητες

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα αποτελεσματικών τεχνικών επικοινωνίας που πρέπει να γνωρίζετε και να χρησιμοποιείτε και να αναγνωρίζετε όταν χρησιμοποιούνται από κάποιον άλλο

Υπονοούμενος. Αποτελείται από τη μετάδοση μιας έννοιας στην πραγματικότητα χωρίς να δώσει προσοχή ο συνομιλητής. Όταν συζητάτε ένα θέμα, εάν αφήσετε μια σιωπηρή δήλωση να περάσει χωρίς καμία αντίρρηση, το κάνετε επίσης αληθινό.

Παράδειγμα στην πρόταση "το πρακτορείο καθυστερεί με την παράδοση του νέου σχεδίου» υπάρχουν τρία σιωπηρά: α) το άτομο που μιλάει υπονοεί ότι δόθηκε στον οργανισμό προθεσμία για την ολοκλήρωση της εργασίας. β) Ο οργανισμός συμφώνησε να παραδώσει το σχέδιο μέχρι μια ακριβή ημερομηνία. γ) όλες οι πληροφορίες που απαιτούνται από τον οργανισμό για την έγκαιρη ολοκλήρωση της εργασίας παρασχέθηκαν στον οργανισμό.

Πειστικότητα γίνεται με την έκδοση μιας επικοινωνίας που βασίζεται κυρίως σε συναισθηματικά επιχειρήματα και όχι σε ορθολογικούς λόγους, κάνοντας εκτενή χρήση εκφραστικής γλώσσας, που έρχεται να επηρεάσει τη συναισθηματική σφαίρα.«Κατοπτρισμός». Είναι να υιοθετήσετε τις λεκτικές εκφράσεις, τις στάσεις και τις χειρονομίες του ατόμου με το οποίο μιλάτε. Όταν ένα άτομο βλέπει τις δικές του στάσεις και συμπεριφορές στο άλλο άτομο, αποκτά μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση.

Συνήθη λάθη στην επαγγελματική επικοινωνία

Δίνοντας ελλιπείς πληροφορίες: η επικοινωνία πρέπει να είναι πλήρης. εκτός εάν παρεμβαίνουν σε συγκεκριμένους λόγους εμπιστευτικότητας· Όλα τα δεδομένα και οι πληροφορίες που είναι απαραίτητες για την υποστήριξη των επιχειρημάτων της πρέπει να παρουσιάζονται στο σύνολό τους.

Μην κρατάς τον λόγο σου: Η αξιοπιστία είναι ζωτικής σημασίας για να κερδίσουμε την εμπιστοσύνη των άλλων. για να είσαι αξιόπιστος πρέπει να κρατήσεις τον λόγο σου.Επικοινωνήστε χωρίς να επαληθεύσετε ότι το άλλο μέρος το έχει καταλάβειτο μήνυμά σας.

Απαραίτητες δεξιότητες επαγγελματικής επικοινωνίας

• Γράψτε email?
• Ενεργητική ακρόαση;
• Δημόσια ομιλία;

Επικοινωνία λεκτική και μη

Η αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας εξαρτάται περισσότερο από τη στάση του αποστολέα προς τον παραλήπτη και από την ικανότητα του αποστολέα στην ομιλία και τη γραφή. Με άλλα λόγια «ο τρόπος με τον οποίο μεταδίδει την επιρροή του μεγαλύτερου μέρους του ίδιου του μηνύματος». 

Μια λέξη που λέγεται με θυμό μπορεί να έχει εντελώς διαφορετικό αντίκτυπο από την ίδια λέξη που λέγεται με φιλικό τόνο.

Μόνο 10% από αυτά που επικοινωνείτε «λέγονται» με λέξεις. Στη συνέχεια, το 90% του μηνύματος μεταφέρεται μέσω μη λεκτικής επικοινωνίας. περισσότερα >>

Μη λεκτική επικοινωνία

Να πώς προφορικά και μη λεκτική επικοινωνία που εμπλέκεται σε: 

Λέξεις (10%): μόνο 10% από αυτό που επικοινωνείτε "λέγεται" μέσω λέξεων. Το υπόλοιπο μήνυμα μεταφέρεται στη συνέχεια μέσω του μη λεκτική επικοινωνία (90%). 

Τόνος (35%): μια λέξη που λέγεται με θυμό μπορεί να ερμηνευτεί διαφορετικά από την ίδια λέξη που εκφωνείται με φιλικό τόνο. 

Proxemics (55%): το proxemic περιλαμβάνει χειρονομία, στάση, απόσταση μεταξύ των συνομιλητών. Αυτά τα στοιχεία επικοινωνούν το 55% του μηνύματος.

Ο χρήση του οπτικό κανάλι, Δηλαδή, η χρήση σχεδίων, συμβόλων ή διαγραμμάτων, καθώς και η τόνωση της μεγαλύτερης προσοχής των συνομιλητών, είναι ιδιαίτερα κατάλληλη για τη σύνθεση μιας σύνθετης ιδέας, κατά τα άλλα πολύ δύσκολη στην αναπαράσταση και βιώσιμη χρησιμοποιώντας μόνο το λεκτικό κανάλι.

Η χρήση οπτικών βοηθημάτων οδηγεί στο διαχωρισμό του περιεχομένου από τη φυσική οντότητα που προτείνει (το τι από ποιον) και κάνει προσκόλληση στο στατιστικά πιο πιθανό μήνυμα

Καλύτερα να σχεδιάζετε ενώ μιλάτε χρησιμοποιώντας διαφάνειες powerpoint. 

Ερωτήσεις ελέγχου: ελέγξτε τις επικοινωνιακές σας συνήθειες

• Επικοινωνείτε με σαφή και ξεκάθαρο τρόπο;
• Ελέγχετε ότι οι επικοινωνίες σας έχουν γίνει πλήρως κατανοητές;
• Επικοινωνείτε αρκετά συχνά;
• Επικοινωνείτε μόνο για να δώσετε εντολές ή επιτρέπετε στην ομάδα σας να σας πει για τις προσδοκίες της;

Βιβλιογραφικές αναφορές

• R. Archibald Διαχείριση σχέσεων στη διαχείριση έργων
• Vitalliano Kettliz, Πώς να αντιμετωπίζετε τους εργαζόμενους, Francoangeli

Διαχείριση Χρόνου

Αν δεχτούμε την αρχή ότι 80% του αποτελέσματος προκύπτει με 20% της προσπάθειας και ότι τα υπόλοιπα 80% προσπάθειας παράγουν μόνο 20% του αποτελέσματος, είναι σαφές ότι εάν μπορούσαμε να επικεντρώσουμε τις προτεραιότητες σε αυτήν την πρώτη προσπάθεια 20%, θα φτάναμε στους 80% της επιτυχίας που αναμένεται από εμάς.

Πώς να αναθέσετε

Κανείς δεν μπορεί να το κάνει μόνος του, πρέπει να ξέρεις να αναθέτεις!

Οι περισσότερες εργασίες μπορούν να ανατεθούν, είτε περιορισμένες είτε σχετικές, απλές ή σύνθετες. Και είναι απαραίτητο η διαδικασία ανάθεσης να διεξάγεται σωστά: μια αναποτελεσματική αντιπροσωπεία οδηγεί σε υψηλό βαθμό διαχείρισης του άγχους, τα κίνητρα του προσωπικού, στην επικάλυψη ρόλων.

Διαβάστε τον οδηγό μας για αντιπροσωπεία εδώ >>

Έννοια, πειθώ και καθρέφτης

Υπονοούμενος:
Η άρρητη επικοινωνία περιλαμβάνει τη μετάδοση μιας έννοιας ως αληθινής χωρίς ο συνομιλητής να δίνει ρητή προσοχή. Για παράδειγμα: «Πού γνώρισες τη Μαρία;» υπονοεί ότι έχετε γνωρίσει αυτό το άτομο. «Πότε θα δώσετε την ομιλία;» σημαίνει ότι θα εκφωνήσετε μια ομιλία. «Η παρέμβασή σας δεν έφερε αποτελέσματα» υποδηλώνει την αποτυχία της παρέμβασης. Όταν συζητάτε ένα θέμα, το να επιτρέπετε στους αντιπάλους να περνούν σιωπηρά μηνύματα σημαίνει αποδοχή των δηλώσεών τους, οι οποίες αργότερα μπορούν να χρησιμοποιηθούν εναντίον σας.

Πειστικότητα:
Η πειθώ λειτουργεί μέσω της επικοινωνίας, τυπικά (αλλά όχι απαραίτητα) λεκτική, όπου ο επικοινωνητής δίνει έμφαση στα συναισθήματα, χρησιμοποιώντας εκφραστική γλώσσα για να επηρεάσει τη συναισθηματική σφαίρα. Το να «πείσεις» κάποιον περιλαμβάνει την παροχή μιας λογικής εξήγησης μέσω δομημένης και συνεκτικής επικοινωνίας.

Καθρέφτης:
Ο καθρέφτης περιλαμβάνει την υιοθέτηση των λεκτικών εκφράσεων, στάσεων και συμπεριφορών του συνομιλητή. Όταν ένα άτομο βλέπει τους δικούς του τρόπους να αντικατοπτρίζονται σε κάποιον άλλον, χτίζεται εμπιστοσύνη.

Διαβάστε επίσης για καθοδήγηση γράφοντας αποτελεσματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου >>