Πώς να γράφετε αποτελεσματικά email

Λατρεύω και μισώ τα email. Νομίζω ότι είναι ένα εύκολο και αποτελεσματικό μέσο επικοινωνίας, αλλά την ίδια στιγμή συχνά γίνεται κατάχρηση ή κακή χρήση από τους ανθρώπους.

Αν κάνατε ποτέ στον εαυτό σας αυτές τις ερωτήσεις:

• Θα πρέπει να είναι email σύντομη ή μακρύς?
• Έχει σημασία αν υπάρχει τυπογραφικό λάθος στο email;
• Είναι χρήσιμα τα σημεία κουκκίδων στα email;
• Ποιον πρέπει να βάλω στο πεδίο Προς;
• Πρέπει να κάνω CC το αφεντικό (το δικό μου ή του άλλου);
• Είναι καλύτερα ένα email ή ένα τηλεφώνημα?

Ποιος είναι ο στόχος σας;

Όταν γράφετε, πρέπει να έχετε καθαρό μυαλό ποιος είναι ο στόχος σας.
Υπάρχουν συνήθως ορισμένοι λόγοι για τους οποίους γράφετε ένα email:

1. Χρειάζεσαι κάποιες πληροφορίες
2. Χρειάζεσαι έναν άνθρωπο για να κάνεις κάτι
3. Δίνεις πληροφορίες
4. Παρακολουθείτε κάτι

Σε οποιαδήποτε από αυτές τις περιπτώσεις χρειάζεστε το άλλο άτομο να αναγνωρίσει το περιεχόμενο του email. Θέλετε λοιπόν το άλλο άτομο να σας απαντήσει και να επιβεβαιώσει ένα από τα παρακάτω:

1. Έχουν λάβει το email
2. Κατάλαβαν τι ρωτάς
3. Θα κάνουν αυτό που τους ζητάτε
4. Θα σας δώσουν τις πληροφορίες που ζητήσατε

Αυτός είναι επίσης ο λόγος για τον οποίο είναι καλή πρακτική να επιβεβαιώσετε ότι λάβατε ένα email εάν απευθύνεται σε εσάς

Τα email είναι κρύα. Όταν λέω ψυχρός εννοώ ότι το άτομο που θα το λάβει δεν θα μπορεί να καταλάβει τον «τόνο της φωνής» του email ούτε θα μπορεί να δει τη γλώσσα του σώματός σας.

Επομένως, πρέπει να προσπαθήσετε να βάλετε στο email όλες τις πληροφορίες που θα χρειαστεί ο άλλος κατανοούν τις λέξεις και τις μη γραπτές πληροφορίες.

Στην επιχειρηματική γραφή, λιγότερες λέξεις είναι καλύτερες από πολλές λέξεις. Όταν εσύ διορθώνω τυπογραφικά δοκίμια το email σας μπορείτε διαγράψτε τις λέξεις που δεν χρειάζονται. Ωστόσο, το νόημα πρέπει να είναι 100% σαφές, γιατί η μείωση των λέξεων μειώνοντας έτσι τις πληροφορίες δεν είναι καλό.

Υπάρχουν πολλά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να κάνετε τα email σας πιο ευανάγνωστα:

• Βάλτε το λέξεις-κλειδιά με έντονους χαρακτήρες
• Διόρθωση σε εξάλειψη τυπογραφικών σφαλμάτων
• Χρήση κουκκίδες
• Χρήση σύντομες προτάσεις
• Χρήση παραγράφους

Διορθώστε δύο φορές: ένα για περιεχόμενο αναγνωσιμότητα το δεύτερο για ορθογραφικός έλεγχος 

Όταν γράφω email συνήθως απευθυνθείτε σε ένα μόνο άτομο ώστε να είναι σαφές σε ποιον απευθύνεται. Εάν το στείλετε σε περισσότερα άτομα στο Προς: και δεν προσδιορίσετε ποιος πρέπει να κάνει τι στο σώμα του email, μπορεί να μπερδέψετε τους ανθρώπους καθώς δεν θα καταλάβουν ποιος πρέπει να κάνει τι. Εάν χρειάζεστε περισσότερα από ένα άτομα για να προβείτε σε ενέργειες, πρέπει να αναφέρετε το άτομο που ακολούθησε το αίτημα. Είναι πλέον αποδεκτό στο email να γράφετε κάτι σαν: @john, στείλτε τα έγγραφα στον κ. Smith από την EOD Τρίτη 21. 

Για να αποφασίσετε εάν μια τηλεφωνική κλήση είναι καλύτερη από ένα email, μπορείτε να ακολουθήσετε αυτούς τους απλούς κανόνες:

1. Είναι το πρώτη φορά ζητάτε κάτι ή είναι μια νέα δραστηριότητα –> Καλύτερα ένα τηλεφώνημα ακολουθούμενο από ένα email
2. χρειάζεσαι κάτι επειγόντως? –> Τηλεφωνική κλήση, ίσως ακολουθούμενη από email
3. Είναι α επίσημη επικοινωνία που πρέπει να εντοπιστεί; E-mail
4. χρειάζεσαι περισσότερα άτομα για να ενημερώνεστε ταυτόχρονα –> Email ή τηλεδιάσκεψη

Η εταιρική κουλτούρα μπορεί να επηρεάσει τους κανόνες για τη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ορισμένες εταιρείες προσπαθούν να περιορίσουν τη χρήση του email, ωστόσο είμαι πεπεισμένος ότι θα πρέπει να επικεντρωθούν περισσότερο στη διδασκαλία και την εκπαίδευση του προσωπικού τους σχετικά με το πώς να χρησιμοποιούν σωστά το email αντί να προσπαθούν να σταματήσουν το χρήση email.

Τα email είναι ένα ψυχρό μέσο επικοινωνίας, γι' αυτό πρέπει να προσπαθήσετε να το κάνετε σαφές, περιεκτικό και ζεστό