Kurzanleitung für effektive Meetings

Ein Meeting ist eine Zusammenkunft von Menschen, die alleine nichts ausrichten können, gemeinsam aber entscheiden können, dass nichts getan werden kann!

Arten von Besprechungen

Brainstorming: Ziel ist es, mögliche Lösungen zu erarbeiten und zu diskutieren.

Beurteilungsgespräche (Besprechungsstatus): Der Zweck besteht darin, den Fortschritt der Aktivitäten zu prüfen.

In entscheidungsrelevanten Besprechungen: Sie sind dazu bestimmt, Entscheidungen zu treffen.

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So leiten Sie ein Meeting

Kriterien für die Organisation und Leitung eines Meetings

Kriterien für die Organisation und Leitung eines Meetings 

1. Muss klar definiert sein, a priori, die Ziele der Treffen und wer teilnehmen sollte. 
2. Es muss eine Tagesordnung der Sitzung, die genau die zu diskutierenden Punkte darstellen. 
3. Es ist ratsam, Abschweifungen vermeiden die die Diskussion über die nicht behandelten Tagesordnungspunkte leiten. 
4. Der Dauer der Diskussion Die einzelnen Tagesordnungspunkte und die Gesamtdauer der Sitzung sollten festgelegt sein und nicht über die Frist hinaus verlängert werden. 
5. Definieren Sie eine Person wer für die Leitung der Besprechung verantwortlich ist. 
6. Im Verlauf der Besprechung muss der Besprechungsleiter oder eine von ihm beauftragte Person einen „Besprechungsbericht“ ausfüllen. 
7. Wenn das Meeting stattfindet, muss auch festgelegt werden, wer für die Formalisierung zuständig ist und welcher Zeitplan für die Durchführung der Entscheidung zuständig ist. 
8. Nach Abschluss des Meetings muss ein zusammenfassender Bericht ausgefüllt werden, der alle während des Meetings gesammelten Informationen enthalten muss und von einem der Teilnehmer (mit Ausnahme des Herausgebers) genehmigt werden muss. 
9. Wenn Sie Datum, Uhrzeit und Ort des nächsten Meetings festlegen können

Logistik

Wenn Sie ein Meeting organisieren, bei dem Personen physisch anwesend sein müssen, kann die Logistik das Endergebnis bestimmen. 

Der Tagungsort, die Verfügbarkeit von Transportmitteln, die Größe des Raumes, die verfügbaren Tische und Teilnehmer 

Die Medien (Stifte, Papier und Wasser) müssen bereitgestellt werden, um Unterbrechungen während des Meetings zu vermeiden. Ebenso visuelle Hilfsmittel. 

Wer macht was

Präsident: Sie berufen die Sitzung ein, leiten die Diskussion, halten sie fokussiert und regen bei Bedarf alle Anwesenden zum Mitwirken an.

Sekretär: macht sich Notizen, führt Protokoll, sendet den Protokollentwurf zur Genehmigung und die endgültige Fassung;

Moderator: Ziel ist es, Diskussionen anzuregen, ohne persönlich dazu beizutragen.

Inhalt der Besprechungsnotizen

• Allgemeine Informationen
• Datum, Ort, Titel des Meetings …
• Themen (Tagesordnung)
• Namen der eingeladenen und angezeigten Teilnehmer
• Interventionsinhalte zum Thema
• Die Liste der zwischen den Teilnehmern ausgetauschten Dokumente
• Entscheidungen der Verantwortlichen für die Umsetzung und deren Einsatzzeiten
• Name des Protokollführers und -genehmigers sowie zugehörige Daten

So schreiben Sie eine Tagesordnung für ein Meeting

So schreiben Sie eine Tagesordnung für ein Meeting
Die Tagesordnung kann auch sehr kurz sein, zwei oder drei Punkte, aber wichtig ist, dass jeder Punkt ein Objekt und ein Verb enthält

Beispiel:

– aktuelles Projekt A

– Problemlösungen diskutieren

– Vorschlag Y genehmigen

– Lieferantenauswahl für…

sogar ein allgemeiner Begriff wie „diskutieren“ kann in manchen Fällen angemessen sein.

Möglichkeiten zum Schreiben falscher Tagesordnungspunkte:

– Projekt B

– Situation xyz

– Produkt ABC

Web-Meetings können Zeit und Geld sparen und sind außerdem sehr effektiv, wenn sie gut organisiert und gemanagt werden. Es gibt verschiedene Lösungen und Kombinationen von Tools, mit denen Sie ein Web-Meeting einrichten können.

• Eines der effektivsten Tools ist WebEx. Dieses Webkonferenztool ermöglicht Videokonferenzen sowohl über Telefonleitungen als auch über eine Computerverbindung, Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe und Präsentationen.
• Join me ist ein einfaches Tool, das mit geringen oder keinen Kosten die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen ermöglicht
• Google Hangout ist die kostenlose Lösung von Google, mit der Sie praktisch alles mit einem kostenlosen Tool von Google erledigen können. Ein Google-Konto ist erforderlich, aber es ist kostenlos.