Effektive Managementkommunikation

Kommunikation zur Organisation

Der Manager ist vor allem ein Mann der Beziehungen, Ein Großteil seines Lebenswerks ist geprägt von reden, zuhören, erzählen, verhandeln, diskutieren, debattieren, treffen, reden, Worte kommunizieren.

Man kann nicht nicht kommunizieren … auch Schweigen kommuniziert! (Paul Watzlawick)

Warum Kommunikationsfähigkeiten im Management wichtig sind

Ein großer Teil des Lebens eines Managers besteht in der Kommunikation: Reden, Verhandeln, Berichten, Präsentieren in der Öffentlichkeit.

Die Fähigkeit zur Kommunikation ist daher ebenso wichtig wie die Fähigkeit zur Diagnose und Entscheidung. Tatsächlich ist selbst die perfekteste Diagnose wenig nützlich, wenn sie nicht ausreichend erklärt werden kann. 

Der Manager ist daher auch ein perfekter Kommunikator.

Fähigkeiten zur Geschäftskommunikation

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für wirksame Kommunikationstechniken, die Sie kennen und anwenden sowie erkennen sollten, wenn sie von jemand anderem verwendet werden.

Implizit. Dabei geht es darum, ein Konzept wirklich zu äußern, ohne dass der Gesprächspartner darauf achtet. Wenn Sie bei einer Diskussion eine implizite Aussage ohne Einwände durchgehen lassen, machen Sie sie auch wahr.

Beispiel im Satz „die Agentur ist mit der Lieferung des neuen Designs im Verzug“ Es gibt drei implizite Aussagen: a) Die sprechende Person impliziert, dass der Agentur eine Frist zur Erledigung der Aufgabe gesetzt wurde. b) Die Agentur hat zugesagt, den Entwurf bis zu einem bestimmten Datum abzuliefern. c) Der Agentur wurden alle Informationen zur Verfügung gestellt, die sie benötigt, um die Aufgabe termingerecht zu erledigen.

Überzeugung erfolgt durch die Abgabe einer Mitteilung, die vor allem auf emotionalen Argumenten statt auf rationalen Gründen beruht, wobei eine ausdrucksstarke Sprache in großem Umfang verwendet wird und die emotionale Sphäre berührt wird.„Spiegelung.“ Dabei geht es darum, die verbalen Ausdrücke, Haltungen und Gesten des Gesprächspartners zu übernehmen. Wenn man seine eigenen Haltungen und Verhaltensweisen im Gegenüber wiedererkennt, gewinnt man mehr Selbstvertrauen.

Häufige Fehler in der Geschäftskommunikation

Angabe unvollständiger Informationen: Die Mitteilung muss vollständig sein. Sofern keine besonderen Vertraulichkeitsgründe vorliegen, sind alle zur Untermauerung der Argumentation erforderlichen Daten und Informationen vollständig vorzulegen.

Halte dein Wort nicht: Glaubwürdigkeit ist entscheidend, um das Vertrauen anderer zu gewinnen; um glaubwürdig zu sein, müssen Sie Ihr Wort halten.Kommunizieren, ohne zu überprüfen, ob die andere Partei verstanden hatIhre Nachricht.

Unverzichtbare Fähigkeiten in der Geschäftskommunikation

• E-Mail schreiben;
• Aktives Zuhören;
• Öffentliches Reden;

Kommunikation verbal und non

Die Wirksamkeit einer Kommunikation hängt mehr von der Einstellung des Absenders gegenüber dem Empfänger ab als von seinen mündlichen und schriftlichen Fähigkeiten. Mit anderen Worten: „Die Art und Weise, wie es den Einfluss des Großteils der Nachricht selbst kommuniziert.“ 

Ein im Zorn ausgesprochenes Wort kann eine völlig andere Wirkung haben als das gleiche Wort im freundlichen Ton.

Nur 101 % Ihrer Mitteilung werden durch Worte „erzählt“. 901 % der Nachricht werden dann durch nonverbale Kommunikation übermittelt. mehr >>

Nonverbale Kommunikation

So funktioniert verbale und nonverbal Kommunikation im Zusammenhang mit: 

Wörter (10%): nur 10% von dem, was Sie kommunizieren, wird durch Worte „gesagt“. Der Rest der Nachricht wird dann durch die nonverbale Kommunikation (90%). 

Tonfall (35%): Ein im Zorn ausgesprochenes Wort kann anders interpretiert werden als das gleiche Wort, das in einem freundlichen Tonfall ausgesprochen wird. 

Proxemik (55%): Proxemik umfasst Gestik, Körperhaltung und den Abstand zwischen den Gesprächspartnern. Diese Elemente kommunizieren die 55% der Nachricht.

Der Verwendung von visueller Kanal, Das heißt, die Verwendung von Zeichnungen, Symbolen oder Diagrammen ist nicht nur dazu gedacht, die Aufmerksamkeit der Gesprächspartner zu wecken, sondern eignet sich auch besonders gut für die Synthese einer komplexen Idee, die ansonsten nur über den verbalen Kanal nur sehr schwer und nachhaltig darzustellen wäre.

Der Einsatz visueller Hilfsmittel führt dazu, den Inhalt von der physischen Einheit, die vorgeschlagen wird (das Was von wem), zu trennen und die Einhaltung der statistisch wahrscheinlichsten Botschaft zu ermöglichen.

Es ist besser, während des Sprechens zu zeichnen, als Powerpoint-Folien zu verwenden. 

Kontrollfragen: Überprüfen Sie Ihr Kommunikationsverhalten

• Kommunizieren Sie klar und eindeutig?
• Überprüfen Sie, ob Ihre Mitteilungen vollständig verstanden wurden?
• Kommunizieren Sie häufig genug?
• Kommunizieren Sie nur, um Anweisungen zu erteilen, oder erlauben Sie Ihrem Team, Ihnen seine Erwartungen mitzuteilen?

Bibliographische Referenzen

• R. Archibald Beziehungsmanagement im Projektmanagement
• Vitalliano Kettliz, Umgang mit Mitarbeitern, Francoangeli

Zeitmanagement

Wenn wir den Grundsatz akzeptieren, dass 80% des Ergebnisses werden mit 20% des Aufwands erreicht und dass die verbleibenden 80% Anstrengungen lediglich 20% des Ergebnisses erbringen, ist es klar, dass wir 80% des von uns erwarteten Erfolgs erreichen würden, wenn wir die Prioritäten auf diese ersten 20% Anstrengungen konzentrieren könnten.

So delegieren Sie

Niemand kann es alleine schaffen, Sie müssen delegieren können!

Die meisten Aufgaben können delegiert werden, ob begrenzt oder relevant, einfach oder komplex. Und es ist wichtig, dass der Delegationsprozess richtig durchgeführt wird: eine ineffektive Delegation führt zu einem hohen Maß an Stressmanagement, der Motivation der Mitarbeiter bis hin zur Rollenüberschneidung.

Lesen Sie unseren Leitfaden zu Delegation hier >>

Implizit, Überzeugung und Spiegelung

Implizit:
Implizite Kommunikation bedeutet, ein Konzept als wahr zu vermitteln, ohne dass der Gesprächspartner explizit darauf achtet. Zum Beispiel: „Wo hast du Maria kennengelernt?“ impliziert, dass du diese Person getroffen hast; „Wann wirst du die Rede halten?“ impliziert, dass du eine Rede halten wirst; „Deine Intervention hat keine Ergebnisse gebracht“ impliziert das Scheitern der Intervention. Wenn du bei einer Debatte zulässt, dass Gegner implizite Botschaften übermitteln, bedeutet das, dass du ihre Aussagen akzeptierst, was später gegen dich verwendet werden kann.

Überzeugung:
Überzeugungsarbeit wird durch Kommunikation geleistet, typischerweise (aber nicht notwendigerweise) verbal, wobei der Kommunikator Emotionen betont und ausdrucksstarke Sprache verwendet, um die emotionale Sphäre zu beeinflussen. Jemanden zu „überzeugen“ bedeutet, eine rationale Erklärung durch strukturierte und kohärente Kommunikation zu liefern.

Spiegelung:
Beim Spiegeln übernimmt man die verbalen Ausdrücke, Einstellungen und Verhaltensweisen des Gesprächspartners. Wenn eine Person ihre eigenen Verhaltensweisen bei einer anderen Person gespiegelt sieht, entsteht Vertrauen.

Lesen Sie auch den Leitfaden zu effektive E-Mails schreiben >>