So schreiben Sie effektive E-Mails

Ich liebe und hasse E-Mails. Ich halte sie für ein einfaches und effektives Kommunikationsmittel, aber gleichzeitig werden sie oft missbraucht oder falsch verwendet.

Wenn Sie sich jemals diese Fragen gestellt haben:

• Sollten E-Mails kurz oder lang?
• Ist es wichtig, wenn da ist ein Tippfehler in der E-Mail?
• Sind Aufzählungspunkte in E-Mails sinnvoll?
• Wen soll ich in das Feld „An“ eingeben?
• Soll ich den Chef (meinen oder den der anderen Person) in CC setzen?
• Ist es besser eine E-Mail oder ein Anruf?

Was ist Ihr Ziel?

Wenn Sie schreiben, müssen Sie klar im Kopf haben Was Ihr Ziel ist.
Es gibt in der Regel einige Gründe, warum Sie eine E-Mail schreiben:

1. Sie benötigen einige Informationen
2. Sie brauchen eine Person, die etwas tut
3. Sie geben Informationen
4. Sie verfolgen etwas

In jedem dieser Fälle muss die andere Person den Inhalt der E-Mail bestätigen. Sie möchten also, dass die andere Person Ihnen antwortet und eines der folgenden Dinge bestätigt:

1. Sie haben die E-Mail erhalten
2. Sie haben verstanden, was Sie fragen
3. Sie werden tun, was Sie von ihnen verlangen
4. Sie erhalten die gewünschten Informationen.

Deshalb ist es auch eine gute Praxis, den Erhalt einer E-Mail zu bestätigen, wenn diese an Sie gerichtet ist

E-Mails sind kalt. Wenn ich kalt sage, meine ich, dass die Person, die sie erhält, weder den Tonfall der E-Mail verstehen noch Ihre Körpersprache sehen kann.

Daher müssen Sie versuchen, in der E-Mail alle Informationen zu platzieren, die die andere Person benötigt, um die Wörter und die nicht geschriebenen Informationen verstehen.

Im Geschäftsverkehr sind weniger Wörter besser als viele Wörter. Wenn Sie Korrekturlesen Ihre E-Mail können Sie Löschen Sie die Wörter, die nicht benötigt werden. Allerdings muss die Bedeutung 100% klar sein, denn eine Reduzierung der Wörter und damit der Information ist nicht gut.

Sie können vieles tun, um Ihre E-Mails lesbarer zu machen:

• Legen Sie die Schlüsselwörter in Fettschrift
• Korrekturlesen für Tippfehler eliminieren
• Verwenden Aufzählungspunkte
• Verwenden kurze Sätze
• Verwenden Absätze

Zweimal Korrektur lesen: eine für Inhalt Lesbarkeit die zweite für Rechtschreibprüfung 

Wenn ich eine E-Mail schreibe, adressieren Sie es nur an eine Person damit klar ist, an wen sich die Nachricht richtet. Wenn Sie die Nachricht im Feld „An:“ an mehrere Personen senden und im E-Mail-Text nicht angeben, wer was tun soll, kann das die Leute verwirren, da sie nicht verstehen, wer was tun soll. Wenn Sie mehr als eine Person zum Handeln auffordern, müssen Sie die Person im Anschluss an die Anfrage nennen. In E-Mails ist es mittlerweile zulässig, etwas wie Folgendes zu schreiben: @John, bitte senden Sie die Dokumente bis Dienstag, den 21., Ende der Woche an Herrn Smith. 

Um zu entscheiden, ob ein Telefonanruf besser ist als eine E-Mail, können Sie diese einfachen Regeln befolgen:

1. Ist es das zum ersten Mal Sie haben eine Frage zu etwas oder es handelt sich um eine neue Aktivität –> Besser ein Telefonat mit anschließender E-Mail
2. Sie benötigen etwas dringend? –> Telefonat, ggf. mit anschließender E-Mail
3. Ist es ein formelle Kommunikation das muss verfolgt werden? E-Mail
4. Sie benötigen mehr Personen gleichzeitig informiert werden –> E-Mail oder Telefonkonferenz

Die Unternehmenskultur kann die Regeln für das Schreiben von E-Mails beeinflussen. Einige Unternehmen versuchen, die Verwendung von E-Mails einzuschränken. Ich bin jedoch davon überzeugt, dass sie sich eher darauf konzentrieren sollten, ihren Mitarbeitern den richtigen Umgang mit E-Mails beizubringen und sie darin zu schulen, anstatt zu versuchen, die Verwendung von E-Mails zu unterbinden.

E-Mails sind ein kaltes Kommunikationsmedium, deshalb müssen Sie sich bemühen, sie klar, umfassend und warm zu gestalten