كتابة رسائل البريد الإلكتروني المهنية المؤثرة

10 خطوات بسيطة للتواصل الفعال عبر البريد الإلكتروني.

التواصل عبر البريد الإلكتروني في العمل

يمكن أن يكون البريد الإلكتروني فعالاً وكفؤًا، ولكن لتحقيق النتائج المرجوة يجب الالتزام بقواعد معينة في البريد، إن حسن الخلق مهم أيضًا عند إجراء المكالمات إلى العميل أو الأشخاص الذين يلتقون من أجل العمل. الفرق هو أنه في حالة البريد الإلكتروني، لا يمكنك اختبار ردود الفعلمن يتلقى الرسائل: بمجرد الضغط على زر الإرسال، سيتم قراءة ما كتبته من قبل المتلقي. لذلك، من الضروري أن تكون دقيقًا على الفور

10 خطوات لكتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل فعال

1) اعتماد حجم خط كبير بما فيه الكفاية (12 أو أكثر) 

2) تأكد من عدم وجود أخطاء نحوية؛ 

3) يجب أن يكون موضوع الرسالة واضحًا وذو صلة 

4) يجب أن يسمح موضوع الرسالة أيضًا بإجراء بحث فعال بين مئات رسائل البريد الإلكتروني المستلمة. 

5) يتم تخصيص بداية megli باسم الشخص 

6) استخدم أشكال التحية الأكثر ملاءمة 

7) استخدم لهجة مفيدة وودودة 

8) دعوة المتلقي للتواصل معنا مرة أخرى لكل احتياج 

9) التعبير عن النفس بوضوح ودقة من خلال عدم كتابة أشياء غير ضرورية. 

10) استخدم توقيع البريد الإلكتروني الذي يتضمن جميع معلومات الاتصال، بما في ذلك رقم الهاتف

عندما تتلقى بريدا إلكترونيا

عندما تتلقى رسالة بريد إلكتروني من مرسل شرعي، أي ليس من مرسل البريد العشوائي، تأكد من استلامه خلال 24 ساعة، حتى لو لم يكن لديك الوقت لتقديم إجابة كاملة على الفور. 

إذا كان عليك أن تغيب عن المنزل لأكثر من 24 ساعة، قم بترتيب إجابة خارج المقعد التلقائي

الأخطاء التي يجب تجنبها:

1) تجنب وضع العناصر الزخرفية التي تتم معالجتها في الاتصالات المهنية

2) لا ترسل مرفقات كبيرة الحجم دون إذن المستلمين

فيما يلي ملخص لجميع الطرق لإغلاق الرسائل الرسمية وغير الرسمية باللغة الإنجليزية.

جمل افتتاحية

يتم استخدامها للإشارة إلى المراسلات السابقة

لتوضيح كيفية حصولك على عنوان البريد الإلكتروني للمستلم

لتوضيح سبب كتابتك للمستلم

10 جمل افتتاحية رائعة:

بالإشارة إلى رسالتكم المؤرخة في 8 حزيران/يونيه، أود أن أتقدم إليكم بجزيل الشكر.

أكتب إليكم للاستفسار عن…

بعد أن رأيت إعلانك في …،

أود أن … بعد أن تلقيت عنوانك من … ، أنا …

لقد تلقيت عنوانك من … وأود …

لقد كتبنا إليك مؤخرًا بخصوص... شكرًا لك على خطابك بتاريخ 8 مايو. شكرًا لك على خطابك بخصوص... شكرًا لك على خطابك/بريدك الإلكتروني بخصوص... ردًا على خطابك بتاريخ 8 مايو،...
جمل ختامية:
يتم استخدامها من أجل:

الإشارة إلى الأحداث المستقبلية

كرر العذر

عرض المساعدة أو الاستعداد لتقديم المزيد من التوضيحات؛
. 10 جمل ختامية رائعة:
-إذا كنت بحاجة إلى أي معلومات إضافية، فلا تتردد في الاتصال بي.

أنا أتطلع إلى ردكم.

إنني أتطلع إلى الاستماع منك.

أنا أتطلع لرؤيتك.

يرجى تقديم المشورة حسب الضرورة.

ونحن نتطلع إلى علاقة عمل ناجحة في المستقبل.

إذا كنت بحاجة إلى أي معلومات إضافية، فلا تتردد في الاتصال بي.

مرة أخرى، أعتذر عن أي إزعاج.

نأمل أن نتمكن من مواصلة الاعتماد على عملائكم الكرام.

سأكون ممتنًا لاهتمامك الفوري بهذه المسألة