دليل سريع لعقد اجتماعات فعالة

الاجتماع هو تجمع للأشخاص الذين لا يستطيعون فعل أي شيء بمفردهم، ولكن معًا يمكنهم أن يقرروا أنه لا يمكن فعل أي شيء!

أنواع الاجتماعات

العصف الذهني: تهدف إلى ابتكار ومناقشة الحلول الممكنة.

اجتماعات التقييم (حالة الاجتماعات): الغرض من دراسة تقدم الأنشطة.

في اجتماعات صنع القرار الشخصية: تم تصميمها لتنفيذ القرارات.

استمرار >>

كيفية إدارة اجتماع

المعايير التي يتم بموجبها تنظيم وإدارة الاجتماع

المعايير التي يتم بموجبها تنظيم وإدارة الاجتماع 

1. يجب يجب أن تكون محددة بوضوح، من الناحية المسبقة، أهداف المشروع الاجتماع ومن ينبغي أن يشارك فيه. 
2. يجب أن يكون هناك جدول أعمال الاجتماع، والتي تعرض بدقة النقاط التي سيتم مناقشتها. 
3. من المستحسن أن تجنب الاستطرادات التي تقود المناقشة حول المواضيع المدرجة على جدول الأعمال والتي لم يتم تناولها. 
4. ال مدة مناقشة يجب تحديد المدة الزمنية لكل بند من بنود جدول الأعمال والوقت الإجمالي للاجتماع، ويجب ألا يتم تمديدها بعد الموعد النهائي. 
5. تعريف الشخص من هو المسؤول عن إدارة الاجتماع؟ 
6. خلال سير الاجتماع، سيتعين عليك أو على الشخص المسؤول عن الاجتماع، أو شخص معين من قبله، ملء "تقرير الاجتماع". 
7. إذا تم اتخاذ أي قرار في اجتماع، فيجب أيضًا تحديد من لديه مهمة إضفاء الطابع الرسمي عليه وتحديد التوقيت لجعله عمليًا. 
8. بعد انتهاء الاجتماع، يجب ملء تقرير موجز، والذي يجب أن يتضمن الحد الأقصى من المعلومات التي تم جمعها خلال الاجتماع، ويجب أن يوافق عليه أحد المشاركين غير المحرر. 
9. إذا كان بإمكانك تحديد التاريخ والوقت ومكان الاجتماع التالي

الخدمات اللوجستية

عندما تقوم بتنظيم اجتماع حيث يتعين على الأشخاص التحرك جسديًا وحضوره، فإن الأمور اللوجستية يمكن أن تحدد النتيجة النهائية. 

مكان اللقاء، توفر وسائل النقل، حجم الغرفة، الطاولات والمشاركين المتاحين 

يجب تجهيز الوسائل (الأقلام والورق والماء) لتجنب الانقطاعات أثناء الاجتماع، بالإضافة إلى الوسائل البصرية. 

من يفعل ماذا

رئيس: عقد الاجتماع، وقيادته، والحفاظ على تركيز المناقشة، وتحفيز مساهمة جميع الحاضرين عند الحاجة؛

السكرتير: يقوم بتدوين الملاحظات وكتابة المحاضر وإرسال مسودة المحاضر للموافقة عليها وإصدارها النهائي؛

المُيسِّر: ويهدف إلى تحفيز المناقشة دون تقديم مساهمات شخصية لها.

محتوى ملاحظات الاجتماع

• معلومات عامة
• التاريخ والمكان وعنوان الاجتماع …
• المواضيع (الأجندة)
• أسماء المشاركين المدعوين والمعروضين
• محتوى التدخل للموضوع
• قائمة الوثائق المتبادلة بين المشاركين
• القرارات التي اتخذها المسئولون عن التنفيذ وأوقات عملهم
• اسم المحرر والموافق على المحاضر والتواريخ ذات الصلة

كيفية كتابة جدول أعمال الاجتماع

كيفية كتابة جدول أعمال الاجتماع
يمكن أن يكون جدول الأعمال أيضًا موجزًا للغاية، نقطتين أو ثلاث نقاط، ولكن الشيء المهم هو أن تحتوي كل نقطة على كائن وفعل.

مثال:

- المشروع الحالي أ

- مناقشة الحلول للمشكلة

- الموافقة على الاقتراح Y

- اختيار المورد لـ…

حتى مصطلح عام مثل "مناقشة" قد يكون مناسبًا في بعض الحالات.

طرق كتابة بنود جدول الأعمال بشكل غير صحيح:

- المشروع ب

- الوضع xyz

– المنتج أ ب ج

يمكن أن توفر اجتماعات الويب الوقت والمال كما أنها فعالة حقًا إذا تم تنظيمها وإدارتها بشكل جيد. هناك حلول ومجموعات متنوعة من الأدوات التي يمكنك استخدامها لإعداد اجتماع ويب

• يعد WebEx أحد أكثر الأدوات فعالية. تتيح لك أداة مؤتمرات الويب هذه عقد مؤتمرات فيديو باستخدام خطوط الهاتف واتصال الكمبيوتر، ومؤتمرات الفيديو، ومشاركة الشاشة، والعروض التقديمية.
• انضم إليّ هي أداة بسيطة تتيح لك مشاركة الشاشات بتكلفة قليلة أو بدون تكلفة
• Google Hangout هو الحل المجاني الذي تقدمه Google والذي يسمح لك بالقيام بكل شيء عمليًا باستخدام أداة مجانية تقدمها Google. يلزم وجود حساب Google ولكنه مجاني.