التواصل الإداري الفعال

التواصل للتنظيم

ال مدير هو قبل كل شيء رجل العلاقات يتميز الكثير من أعمال حياته بالحديث والاستماع والتواصل والتفاوض والمناقشة والمناظرة واللقاء والتحدث والكلمات للتواصل.

لا يمكنك أن لا تتواصل... حتى الصمت يتواصل! (بول واتزلاويك)

لماذا تعتبر مهارات التواصل مهمة في الإدارة

يقضي المدير جزءًا كبيرًا من حياته في التواصل: التحدث والتفاوض والإبلاغ والعرض أمام الجمهور.

لذا فإن القدرة على التواصل لا تقل أهمية عن القدرة على التشخيص واتخاذ القرار. والواقع أن حتى أكثر التشخيصات كمالاً لا تكون مفيدة كثيراً إذا لم يكن من الممكن تفسيرها على النحو اللائق. 

وبالتالي فإن المدير هو أيضًا شخص مثالي في التواصل.

مهارات التواصل في مجال الأعمال

فيما يلي بعض الأمثلة على تقنيات الاتصال الفعالة التي يجب أن تعرفها وتستخدمها وتتعرف عليها عندما يستخدمها شخص آخر

ضمني. يتألف هذا الأسلوب من تمرير فكرة حقيقية دون أن ينتبه إليها المحاور. فعند مناقشة قضية ما، إذا سمحت بعبارة ضمنية بالمرور دون أي اعتراض، فإنك بذلك تجعلها حقيقة أيضًا.

مثال في الجملة ""الوكالة متأخرة في تسليم التصميم الجديد" هناك ثلاثة دلالات ضمنية: أ) الشخص الذي يتحدث يشير إلى أن الوكالة تم تعيينها بموعد نهائي لإكمال المهمة؛ ب) وافقت الوكالة على تسليم التصميم بحلول تاريخ محدد؛ ج) تم تزويد الوكالة بجميع المعلومات التي تحتاجها الوكالة لإكمال المهمة في الوقت المحدد.

الإقناع يتم ذلك من خلال إصدار رسالة تعتمد بشكل أساسي على الحجج العاطفية بدلاً من الأسباب العقلانية، مع الاستخدام المكثف للغة التعبيرية، مما يصل إلى التأثير على المجال العاطفي."الانعكاس." هو أن تتبنى التعبيرات اللفظية والمواقف والإيماءات الخاصة بالشخص الذي تتحدث إليه، فعندما يرى الشخص مواقفه وسلوكياته الخاصة في الشخص الآخر، فإنه يكتسب المزيد من الثقة.

الأخطاء الشائعة في التواصل التجاري

إعطاء معلومات غير كاملة: يجب أن يكون الاتصال كاملاً. ما لم تتدخل أسباب محددة تتعلق بالسرية؛ ويجب تقديم جميع البيانات والمعلومات اللازمة لدعم حججها بالكامل.

لا تفي بكلمتك: المصداقية ضرورية لكسب ثقة الآخرين، ولكي تكون موثوقًا يجب عليك الوفاء بكلمتك.التواصل دون التأكد من أن الطرف الآخر قد فهمرسالتك.

مهارات الاتصال التجاري الضرورية

• كتابة البريد الإلكتروني؛
• الاستماع النشط؛
• التحدث أمام الجمهور؛

التواصل اللفظي وغير اللفظي

تعتمد فعالية الاتصال على موقف المرسل تجاه المتلقي أكثر من مهارة المرسل في التحدث والكتابة. بعبارة أخرى "الطريقة التي ينقل بها تأثير معظم الرسالة نفسها". 

الكلمة التي تُقال في حالة الغضب قد يكون لها تأثير مختلف تمامًا عن نفس الكلمة التي تُقال بنبرة ودية.

يتم "نقل" 10% فقط من ما تتواصل به من خلال الكلمات. ثم يتم نقل 90% من الرسالة من خلال التواصل غير اللفظي. المزيد >>

التواصل غير اللفظي

وهنا كيفية التعبير اللفظي و غير لفظي الاتصالات المعنية ب: 

الكلمات (10%): يتم "نقل" 10% فقط مما تتواصل به من خلال الكلمات. ثم يتم نقل بقية الرسالة من خلال التواصل غير اللفظي (90%). 

النبرة (35%): الكلمة التي تُقال في حالة الغضب يمكن تفسيرها بشكل مختلف عن نفس الكلمة التي تُقال بنبرة ودية. 

علم القرب (55%): يشمل علم القرب الإيماءات، والوضعية، والمسافة بين المحاورين. تنقل هذه العناصر 55% من الرسالة.

ال استخدام قناة مرئية وهذا يعني أن استخدام الرسومات أو الرموز أو المخططات، فضلاً عن تحفيز أكبر قدر من انتباه المحاورين، مناسب بشكل خاص لتلخيص فكرة معقدة، وإلا فمن الصعب جدًا تمثيلها واستدامتها باستخدام القناة اللفظية فقط.

يؤدي استخدام الوسائل البصرية إلى فصل المحتوى عن الكيان المادي المقترح (ماذا ومن من) ويجعل الالتزام بالرسالة الأكثر احتمالية إحصائيًا

من الأفضل الرسم أثناء التحدث بدلاً من استخدام شرائح PowerPoint. 

أسئلة التحكم: تحقق من عادات التواصل لديك

• هل تتواصل بطريقة واضحة وغير مبهمة؟
• هل تتأكد من أن اتصالاتك تم فهمها بشكل كامل؟
• هل تتواصل بشكل متكرر بما فيه الكفاية؟
• هل تتواصل فقط لإعطاء الأوامر أم تسمح لفريقك بإخبارك بتوقعاتهم؟

المراجع الببليوغرافية

• ر. أرشيبالد إدارة العلاقات في إدارة المشاريع
• فيتاليانو كيتليز، كيفية التعامل مع الموظفين، فرانكو أنجلي

إدارة الوقت

إذا قبلنا المبدأ القائل بأن يتم الحصول على 80% من النتيجة باستخدام 20% من الجهد وأن 80% المتبقية من الجهد لا تنتج سوى 20% من النتيجة، ومن الواضح أنه إذا تمكنا من تركيز الأولويات على هذا الجهد 20% الأول، فسوف نصل إلى 80% من النجاح المتوقع منا.

كيفية تفويض المهام

لا أحد يستطيع القيام بذلك بمفرده، عليك أن تعرف كيفية تفويض المهام!

يمكن تفويض أغلب المهام، سواء كانت محدودة أو ذات صلة، بسيطة أو معقدة. ومن الضروري أن تتم عملية التفويض بشكل صحيح: إن التفويض غير الفعال يؤدي إلى درجة عالية من إدارة التوتر، تحفيز الموظفين، وتداخل الأدوار.

اقرأ دليلنا حول الوفد هنا >>

الضمني والإقناع والانعكاس

ضمني:
يتضمن التواصل الضمني نقل مفهوم ما على أنه حقيقي دون أن ينتبه المحاور إليه صراحة. على سبيل المثال: "أين التقيت بماريا؟" يعني أنك التقيت بهذا الشخص؛ "متى ستلقي الخطاب؟" يعني أنك ستلقي خطابًا؛ "لم تسفر تدخلاتك عن أي نتائج" يعني فشل التدخل. عند مناقشة قضية ما، فإن السماح للمعارضين بتمرير رسائل ضمنية يعني الاستسلام لتصريحاتهم، والتي يمكن استخدامها لاحقًا ضدك.

الإقناع:
إن الإقناع يتم من خلال التواصل، والذي عادة ما يكون لفظيًا (ولكن ليس بالضرورة)، حيث يركز المتصل على المشاعر، مستخدمًا لغة معبرة للتأثير على المجال العاطفي. يتضمن "إقناع" شخص ما تقديم تفسير عقلاني من خلال التواصل المنظم والمتماسك.

الانعكاس:
تتضمن عملية الانعكاس تبني التعبيرات اللفظية والمواقف والسلوكيات الخاصة بالمحاور. فعندما يرى الشخص تصرفاته تنعكس على شخص آخر، تنشأ الثقة.

اقرأ أيضًا للتوجيه إلى كتابة رسائل البريد الإلكتروني الفعالة >>