كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني الفعالة

أحب وأكره رسائل البريد الإلكتروني. أعتقد أنها وسيلة سهلة وفعالة للتواصل، ولكن في الوقت نفسه غالبًا ما يسيء الناس استخدامها أو يستخدمونها بشكل خاطئ.

إذا سألت نفسك هذه الأسئلة يومًا:

• هل ينبغي أن تكون رسائل البريد الإلكتروني قصيرة أو طويل?
• هل يهم إذا هناك خطأ مطبعي في البريد الإلكتروني؟
• هل النقاط الموجودة في رسائل البريد الإلكتروني مفيدة؟
• من يجب أن أضع في حقل "إلى"؟
• هل يجب أن أرسل نسخة إلى رئيسي (رئيسي أو رئيس الشخص الآخر)؟
• هل هو من الأفضل إرسال بريد إلكتروني أو مكالمة هاتفية?

ما هو هدفك؟

عندما تكتب يجب أن يكون ذهنك واضحا ما هو هدفك.
هناك عادةً بعض الأسباب التي تدفعك إلى كتابة بريد إلكتروني:

1. تحتاج إلى بعض المعلومات
2. تحتاج إلى شخص ليفعل شيئا ما
3. أنت تعطي معلومات
4. أنت تتابع شيئا ما

في أي من هذه الحالات، تحتاج إلى أن يقر الشخص الآخر بمحتوى البريد الإلكتروني. لذا، فأنت تريد من الشخص الآخر الرد عليك وتأكيد أحد الأمور التالية:

1. لقد تلقوا البريد الإلكتروني
2. لقد فهموا ما تطلبه
3. سوف يفعلون ما تطلب منهم فعله
4. سيعطونك المعلومات التي طلبتها

لهذا السبب أيضًا من الجيد أن تتأكد من أنك تلقيت بريدًا إلكترونيًا إذا كان موجهًا إليك

البريد الإلكتروني باردعندما أقول باردًا أعني أن الشخص الذي سيتلقاه لن يكون قادرًا على فهم "نبرة الصوت" في البريد الإلكتروني ولن يكون قادرًا على رؤية لغة جسدك.

لذلك عليك أن تحاول أن تضع في البريد الإلكتروني كل المعلومات التي سيحتاجها الشخص الآخر فهم الكلمات والمعلومات غير المكتوبة.

في الكتابة التجارية، يكون عدد الكلمات الأقل أفضل من عدد الكلمات الكثيرة. عندما التدقيق اللغوي بريدك الإلكتروني يمكنك احذف الكلمات التي لا حاجة لهالكن المعنى يجب أن يكون واضحا تماما، لأن اختصار الكلمات وبالتالي تقليص المعلومات ليس بالأمر الجيد.

هناك العديد من الأشياء التي يمكنك القيام بها لجعل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أكثر قابلية للقراءة:

• ضع الكلمات الرئيسية بالخط العريض
• تمت مراجعته إلى إزالة الأخطاء المطبعية
• يستخدم نقاط أساسية
• يستخدم جمل قصيرة
• يستخدم فقرات

تمت مراجعته مرتين:واحد ل محتوى قابلية القراءة للثانية التدقيق الإملائي 

عندما أكتب بريدًا إلكترونيًا، عادةً ما توجهها لشخص واحد فقط حتى يكون من الواضح من هو الموجه إليه. إذا أرسلته إلى المزيد من الأشخاص في "إلى": ولم تحدد من يجب عليه القيام بماذا في نص البريد الإلكتروني، فقد تربك الأشخاص لأنهم لن يفهموا من يجب عليه القيام بماذا. إذا كنت بحاجة إلى أكثر من شخص واحد لاتخاذ إجراء، فيجب عليك ذكر الشخص متبوعًا بالطلب. أصبح من المقبول الآن في البريد الإلكتروني كتابة شيء مثل: @جون، يرجى إرسال المستندات إلى السيد سميث قبل نهاية يوم الثلاثاء 21. 

لتقرر ما إذا كانت المكالمة الهاتفية أفضل من البريد الإلكتروني، يمكنك اتباع القواعد البسيطة التالية:

1. هل هو المرة الاولى تطلب شيئًا ما أو هل هو نشاط جديد -> من الأفضل إجراء مكالمة هاتفية تليها رسالة بريد إلكتروني
2. انت تحتاج شيئ عاجل؟ --> مكالمة هاتفية، ربما تليها رسالة بريد إلكتروني
3. هل هو التواصل الرسمي ما الذي يحتاج إلى التتبع؟ البريد الإلكتروني
4. انت تحتاج مزيد من الناس أن يتم إعلامك في نفس الوقت -> البريد الإلكتروني أو المكالمة الجماعية

يمكن أن تؤثر ثقافة الشركة على قواعد كتابة رسائل البريد الإلكتروني، وتحاول بعض الشركات الحد من استخدام البريد الإلكتروني، ومع ذلك فأنا مقتنع أنه يجب عليهم التركيز بشكل أكبر على تعليم وتدريب موظفيهم على كيفية استخدام البريد الإلكتروني بشكل صحيح بدلاً من محاولة وقف استخدام رسائل البريد الإلكتروني.

البريد الإلكتروني هو وسيلة باردة للتواصل، ولهذا السبب عليك بذل الجهد لجعله واضحًا وشاملًا ودافئًا